Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng không chỉ là cơ hội để giới thiệu sản phẩm, truyền tải thông điệp, mà còn mở rộng cánh cửa thành công cho các doanh nghiệp. Một hội nghị khách hàng thành công cần tạo ra những điểm chạm chất lượng và độc đáo. Vậy chìa khóa của một hội nghị khách hàng thành công là gì? Hãy cùng khám phá những điểm chạm mà 5P EVENT đã ứng dụng để tối ưu trải nghiệm trong Hội nghị khách hàng của SUNJIN VINA vừa mới diễn ra.

 

 

Công thức tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng thành công

 

Hội nghị khách hàng thành công có thể mang đến nhiều giá trị vượt mong đợi cho cả doanh nghiệp và khách hàng, nhưng cũng sẽ “phản tác dụng” nếu như không được lên kế hoạch và đầu tư chuẩn bị kỹ lưỡng. Vậy doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng?

 

Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện và đối tượng tham dự

 

Đây là hai yếu tố cần được xác định rõ ràng ngay từ đầu để tránh ảnh hưởng đến kết quả của toàn bộ sự kiện. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng để tri ân kết quả kinh doanh sau một khoảng thời gian làm việc, việc quá tập trung giới thiệu về sản phẩm sẽ làm chương trình trở nên thiếu trọng tâm.

 

Lựa chọn địa điểm phù hợp với ngân sách tổ chức sự kiện

 

Vị trí đóng vai trò quan trọng quyết định trải nghiệm khách hàng do đó cần được cân nhắc, lựa chọn kỹ lưỡng, vừa phải phù hợp với đối tượng mục tiêu, vừa phải đảm bảo nằm trong ngân sách, tránh đầu tư quá nhiều dẫn đến thiếu ngân sách cho các hoạt động quan trọng hoặc đầu tư quá ít ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

 

 

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện tỉ mỉ

 

Kế hoạch tổ chức sự kiện tỉ mỉ sẽ giúp chương trình diễn ra trơn tru, giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất. Kế hoạch cần bao gồm tất cả các hạng mục cần thiết trong sự kiện và phải được diễn giải chi tiết như thời gian, địa điểm, ngân sách, nội dung chương trình, khách mời, và các yếu tố logistic khác (âm thanh, ánh sáng, tháo dỡ, vận chuyển…).

 

Tối ưu trải nghiệm khách hàng tham gia sự kiện

 

Hội nghị khách hàng vốn là chương trình hướng tới khách hàng, nên việc đầu tư vào trải nghiệm khách hàng đặc biệt quan trọng. Ngoài việc đảm bảo trải nghiệm tích cực từ lúc đăng ký tham gia cho đến khi kết thúc sự kiện, hãy tạo ra nhiều hoạt động tương tác thú vị và độc đáo để gia tăng cảm xúc khách hàng.

 

Tối ưu trải nghiệm khách hàng trong tổ chức sự kiện mang lại kết quả vượt mong đợi cho doanh nghiệp

 

Có phương pháp đo lường và đánh giá sự kiện hiệu quả

 

Đo lường và đánh giá hiệu quả sự kiện là bước quan trọng để hiểu được thành công của một sự kiện cũng như cách cải thiện cho các sự kiện tiếp theo. Dưới đây là các phương pháp phổ biến để đo lường và đánh giá hiệu quả của sự kiện hội nghị khách hàng:

 

Khảo sát ý kiến khách hàng

 

+ Trước sự kiện: Để hiểu rõ mong đợi và nhu cầu của khách hàng.

+ Sau sự kiện: Để thu thập phản hồi về trải nghiệm, nội dung, điều phối, và tổ chức sự kiện. Có thể sử dụng các công cụ khảo sát trực tuyến như SurveyMonkey hoặc Google Forms.

 

Phân tích dữ liệu đăng ký và tham dự

 

+ Số lượng người đăng ký và tỷ lệ chuyển đổi thành người tham dự thực tế.

+ Đánh giá tỷ lệ no-show (những người đăng ký nhưng không tham dự) và tìm hiểu lý do.

 

Phân tích tương tác trong sự kiện

 

+ Sử dụng công nghệ như RFID hoặc QR codes để theo dõi hành vi của người tham dự trong sự kiện, bao gồm các phiên họ tham gia, thời gian tại mỗi kiosk, vv.

+ Lượng tương tác trong các phiên Q&A, bình chọn trực tiếp, và phản hồi trên ứng dụng sự kiện.

 

Social Media Engagement

 

+ Đo lường tần suất và tính chất của các bài đăng, bình luận, và chia sẻ liên quan đến sự kiện trên các nền tảng mạng xã hội.

+ Phân tích sentiment (cảm xúc tích cực, tiêu cực, trung lập) trong các bình luận và đề cập trên mạng xã hội.

 

ROI và tác động kinh doanh

 

+ Đánh giá doanh số bán hàng hoặc số lượng leads (khách hàng tiềm năng) được tạo ra từ sự kiện.

+ Tính toán tỷ lệ hoàn vốn (ROI) dựa trên chi phí tổ chức và doanh thu hoặc giá trị khác mang lại từ sự kiện.

 

Theo dõi tác động lâu dài

 

+ Theo dõi mức độ giữ chân và độ trung thành của khách hàng sau sự kiện.

+ Đánh giá tác động dài hạn lên thương hiệu và vị thế trên thị trường.

 

Thiết lập benchmarking và so sánh

 

+ So sánh kết quả với các sự kiện trước đó hoặc với các chuẩn mực ngành để đánh giá tiến bộ.

+ Sử dụng benchmarking để xác định các mục tiêu cải thiện cụ thể cho sự kiện tiếp theo.

 

Phân tích đối thoại và Feedback trực tiếp

 

+ Tổ chức các cuộc họp nhóm nhỏ hoặc thực hiện phỏng vấn với khách hàng chủ chốt sau sự kiện để thu thập phản hồi sâu.

 

 

Hội nghị khách hàng SUNJIN VINA 2024 – “Tương tác” là chìa khóa của sự kiện thành công

 

Chặng đường 51 năm phát triển mạnh mẽ và bền vững của SUNJIN VINA không thể thiếu sự đồng hành của các đại lý, cửa hàng. Trong Hội nghị khách hàng 2024 ở các 2 miền Bắc và miền Nam với chủ đề “Đồng hành chinh phúc”, 5P EVENT đã khai thác triệt để yếu tố “tương tác”, ghi dấu với những khoảnh khắc tri ân đáng nhớ và ngập tràn cảm xúc, tăng cường sự gắn kết giữa người SUNJIN VINA với khách hàng.

 

Cùng khám phá 03 điểm chạm đột phá 5P EVENT đã ứng dụng để tối ưu trải nghiệm trong Hội nghị khách hàng “Đồng hành chinh phục” của Sunjin Vina:

 

Trải nghiệm sản phẩm

 

Không gian trải nghiệm sản phẩm luôn hiệu quả trong việc thu hút sự chú ý và gia tăng trải nghiệm khách hàng. Nhằm khơi dậy sự thích thú ngay khi đến tham gia sự kiện, 5P EVENT đã sắp xếp không gian trưng bày hàng hoạt các sản phẩm chủ chốt của Sunjin Vina, nơi khách hàng có thể được trải nghiệm các tính năng nổi bật của sản phẩm.

 

 

Tổ chức sự kiện khách hàng cần chú trọng vào yếu tố biểu diễn nghệ thuật

 

Với mong muốn khơi dậy sự hứng thú cũng như truyền tải thông điệp một cách hiệu quả nhất, 5P EVENT đã thổi một làn gió mới vào các phần trình diễn trong sự kiện, kết hợp giữa nhảy Robot led, lân sư rồng và bảng led điện tử vô cùng tinh tế.

 

 

Cam kết hai chiều

 

Để tinh thần “Đồng hành chinh phục” càng thêm vững mạnh, đồng thời ghi dấu lời cam kết của Ban lãnh đạo đến với từng đại lý, cửa hàng cho một hành trình phát triển bền vững.

 

 

Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng với 5P EVENT

 

Với hơn 4 năm kinh nghiệm trong ngành Truyền thông & Sự kiện, 5P EVENT luôn đi đầu trong việc ứng dụng những giải pháp công nghệ sự kiện tiên tiến và hiện đại nhất, hướng tới mục tiêu nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hiệu quả sự kiện của doanh nghiệp.

 

Nhờ những nỗ lực không ngừng nghỉ cùng đội ngũ chuyên gia tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm, hiện 5P EVENT đang là đối tác chiến lược của nhiều doanh nghiệp/tập đoàn lớn: Sunjin Vina, Samtec, VIFON, Novaland Group, City Gym, C.P Group, ...

 

 

Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ Tổ chức sự kiện quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại: 036.915.0431 - 037.2363.964