Tổ chức sự kiện

Để tổ chức thành công chương trình hội nghị khách hàng, các công ty/tổ chức cần đầu tư một khoản chi phí khá lớn, đòi hỏi việc lên kế hoạch một cách chi tiết nhất. Đặc biệt là cần có bảng dự trù chi phí để hội nghị khách hàng diễn ra một cách trơn tru, không bị gián đoạn. 

 

 

Ở bài viết dưới đây, 5P EVENT sẽ cung cấp đến quý khách những thông tin về chi phí tổ chức hội nghị khách hàng và những thông tin cần thiết khác. 

 

Cần lưu ý gì khi tổ chức hội nghị khách hàng?

 

Hội nghị khách hàng là một sự kiện quan trọng của doanh nghiệp. Sự kiện không chỉ là nơi doanh nghiệp gửi lời tri ân sâu sắc tới quý khách hàng mà còn giúp quảng bá hình ảnh thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ của công ty tới khách hàng và công chúng. Chính vì vậy, người tổ chức cần có kế hoạch rõ ràng và thực hiện theo đúng kế hoạch. Dưới đây là một số lưu ý mà các doanh nghiệp có thể xem xét khi tổ chức hội nghị khách hàng.

 

1. Xin giấy phép tổ chức của chính quyền địa phương

 

Một lưu ý không thể bỏ qua khi tổ chức hội nghị khách hàng là việc xin giấy phép tổ chức, đây giống như “giấy thông hành” giúp sự kiện diễn ra trôi chảy, không vướng mắc những vấn đề pháp lý. Mỗi sự kiện sẽ có những loại giấy phép khác nhau.

 

2. Gửi thư mời sớm

 

Bên cạnh sự chỉn chu về mặt hình thức và nội dung của sự kiện thì doanh nghiệp cần chú ý gửi thư mời sớm tới khách mời để họ sắp xếp và có thời gian chuẩn bị tham gia sự kiện. Có thể gửi giấy mời sớm tối thiểu 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện, tránh gửi sát thời gian diễn ra sự kiện gây một số khó khăn cho khách mời.

 

3. Chuẩn bị các tài liệu để quảng bá hình ảnh thương hiệu một cách hiệu quả nhất

 

Có thể quảng bá hình ảnh công ty qua nhiều nền tảng mạng xã hội khác nhau hoặc quảng cáo trực tiếp tại hội nghị qua các banner quảng cáo, backdrop,...

 

4. Chuẩn bị kế hoạch giải quyết những tình huống xấu có thể phát sinh

 

Bất kỳ sự kiện nào diễn ra cũng sẽ có những vấn đề ngoài kế hoạch trước đó, vì vậy, các doanh nghiệp cần dự liệu và đưa ra những giải pháp đề phòng các tình huống xấu phát sinh, đảm bảo sự kiện diễn ra một cách liên tục.

 

5. Chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp

 

Đây là một sự kiện đòi hỏi người tổ chức cần có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức. Nếu doanh nghiệp của bạn thiếu nhân lực trong lĩnh vực này thì sự lựa chọn tốt nhất sẽ là thuê đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng. Các đơn vị tổ chức sẽ đảm bảo sự kiện của các bạn được diễn ra trơn tru và hoàn thành tốt đẹp nhất.

 

 

10 chi phí chương trình hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp cần lưu ý

 

Chi phí hội nghị khách hàng bao gồm rất nhiều hạng mục lớn nhỏ nên doanh nghiệp cần lên báo cáo một cách chính xác và chi tiết, tránh lạm thu lạm chi hay có những rủi ro thiếu sót không đáng có.

 

Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện thì ban tổ chức chỉ cần lưu ý 3 bước làm sau đây để nắm được tổng quát mảng thu chi:

 

+ Bước 1: Liệt kê hạng mục cần thiết

+ Bước 2: Tham khảo các bên cung cấp, nhận báo giá, dự trù chi phí

+ Bước 3: Dự trù chi phí phát sinh

 

Cụ thể, chi phí tổ chức hội nghị khách hàng sẽ bao gồm:

 

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

 

Tùy vào quy mô sự kiện và mục đích khác nhau, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn tổ chức phù hợp nhất cho mình. Địa điểm thường được các doanh nghiệp lựa chọn tổ chức hội nghị khách hàng là phòng hội nghị chuyên biệt, cao cấp hơn có thể chọn khách sạn 3-5 sao, resort, trung tâm hội nghị quốc gia. 

 

Về cơ bản địa điểm tổ chức cần đáp ứng các điều kiện như:

 

+ Vị trí thuận tiện đi lại

+ Không gian tổ chức phù hợp với quy mô sự kiện có thể đáp ứng những nhu cầu về mặt bằng như sân khấu, bàn ghế,...

+ Có chỗ gửi xe thuận tiện cho khách mời trong việc tìm nơi đỗ xe

 

2. Chi phí thuê biểu diễn văn nghệ

 

Những doanh nghiệp muốn đầu tư quy mô vừa và lớn thì có thể cân nhắc đến hạng mục này bởi các nghệ sĩ chuyên biểu diễn múa, nhảy, hát sẽ có chuyên môn hơn nên từ đầu tư trang phục cho đến khả năng khuấy động sân khấu cũng tốt hơn nhiều. Nếu không ban tổ chức vẫn có thể có một khoản chi 0 đồng với các tiết mục cây nhà lá vườn.

 

 Tiết mục văn nghệ có thể quyết định dựa vào văn hóa công ty

 

3. Chi phí thuê MC hội nghị khách hàng

 

Để truyền tải được nội dung sự kiện đến với khách hàng thì không thể thiếu được tài năng của một MC dẫn chương trình. Nếu nhân sự của bạn có thể đảm nhận được việc này thì vẫn có thể đề bạt vì người nội bộ sẽ nắm rõ tình hình công ty hơn.

Trong trường hợp không có thì 5P EVENT khuyên doanh nghiệp nên đầu tư thuê ngoài bởi công việc này cần các chuyên môn cao như giọng điệu dẫn dắt, xử lý tình huống khéo léo, nâng cao hơn thì là độ nổi tiếng, trình độ ngoại ngữ, hiểu biết chuyên môn,...

 

 

4. Chi phí thuê nhân sự phục vụ

 

Một hội nghị khách hàng trọn vẹn không thể thiếu bộ phận nhân sự phục vụ, họ không có những trách nhiệm nặng nề nhưng nếu không có bộ phận này thì sự kiện sẽ khó có thể diễn ra trơn tru vì thiếu nhân lực. Những nhân sự thuộc nhóm này bao gồm nhân sự phụ trách đón tiếp khách mời, chạy thiết bị hậu trường, phục vụ ăn uống,...

 

 Nhân sự sự kiện là thành phần không thể thiếu

 

5. Chi phí thuê nhân sự điều hành hội nghị

 

Tương tự như với nhân sự phục vụ, sự thành công của hội nghị khách hàng phải cần đến một người điều phối sự kiện chuyên nghiệp - họ sẽ đóng vai trò như một người giám sát, điều khiển xuyên suốt từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc, điều hành nhân sự làm theo mạch thống nhất, đồng thời xử lý sự cố phát sinh. Đây là một vị trí quan trọng nên đặc biệt cần thuê người có năng lực và trình độ cao đảm nhiệm.

 

 

6. Chi phí âm thanh, ánh sáng

 

Thiết bị cơ bản tại các hội trường thường không đủ cho các chương trình có quy mô cầu kỳ. Vì vậy ban tổ chức cần thuê thêm các thiết bị chuyên dụng như loa đài, bộ chỉnh âm, mic, đèn sân khấu, màn led, máy chiếu, …. nhằm tạo ra các trải nghiệm mãn nhãn nhất cho người tham gia. Sự đầu tư vào mảng này gần như tỷ lệ thuận với quy mô và tầm cỡ của sự kiện trong mắt khách hàng nên doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ. Tuyệt đối tránh dùng các sản phẩm chất lượng thấp gây ảnh hưởng đến cảm xúc người xem.

 

 Hệ thống âm thanh, ánh sáng mang lại không khí sôi động

 

7. Chi phí thiết kế, in ấn

 

Tất cả các vật tư thiết kế cho sự kiện bao gồm backdrop, poster, banner, cổng chào, thiệp,... đều cần đơn vị thiết kế mới và đầu tư in ấn. Đây là các hạng mục tối thiểu cho sự kiện, có thể có sự chênh lệch giá cả trong vật liệu và yêu cầu cầu kỳ trong thiết kế.

 

8. Chi phí teabreak

 

Teabreak là xu hướng cần có trong các sự kiện hiện nay, nó giúp cho trải nghiệm của khách mời tốt hơn trong thời gian chờ đợi. Trong chi phí hội nghị khách hàng, ngân sách dành cho hạng mục này không quá cao nếu doanh nghiệp chỉ lựa chọn menu cơ bản như hoa quả, trà bánh,...

 

9. Chi phí quà tặng hội nghị khách hàng

 

Để khách hàng có thêm ý niệm về sự kiện đã tham gia, doanh nghiệp có thể chuẩn bị thêm phần quà gửi tặng khi họ ra về. Các sản phẩm quà thường được chọn hiện nay là sổ tay, bút, mũ, túi in logo,... Đây những món đồ có tính ứng dụng cao và chi phí thấp nhưng mang lại ý nghĩa và ấn tượng với khách mời.

 

 Quà tặng cho khách mời là một yếu tố tạo dấu ấn cho sự kiện

 

10. Chi phí hội nghị khách hàng phát sinh

 

Để có sự chủ động trong tổ chức, doanh nghiệp cần lên thêm khoản chi phí phát sinh trong các trường hợp bất khả kháng để tiện xử lý và tránh phá vỡ ngân sách ban đầu. 

 

Kết luận

 

Nếu quý khách hàng có nhu cầu hỗ trợ, trao đổi thêm về các gói dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói để tổ chức cho tập đoàn, công ty, ban ngành,.... hãy liên hệ ngay cho 5P EVENT với số hotline của chúng tôi 036.915.0431 - 037.236.3964 để được hỗ trợ tư vấn nhanh chóng nhất.