Tổ chức sự kiện

Mỗi năm đều có rất nhiều dịp lễ kỷ niệm diễn ra với các chương trình meeting long trọng và hoành tráng.Theo đó là hàng loạt các khâu chuẩn bị tiền kỳ phức tạp và cần đầu tư kỹ lưỡng. Sau đây là một số lưu ý quan trọng khi chuẩn bị kịch bản lễ kỷ niệm quý vị có thể tham khảo để áp dụng cho chương trình của mình.

Tìm chủ đề của buổi lễ kỷ niệm

Chủ đề của buổi lễ là yếu tố rất quan trọng khi tổ chức lễ kỷ niệm. Vì nó giúp định hướng nội dung chương trình ngay từ đầu.

Đây cũng là yếu tố phải được duy trì xuyên suốt sự kiện từ kịch bản, backdrop; cách trang trí sân khấu đến dress code dành cho khách mời, đặt tiệc … Chính vì vậy, khi chuẩn bị kịch bản lễ kỷ niệm quý vị nên xác định rõ chủ đề của chương trình. Bằng những cách đơn giản nhất:

+ Dựa theo lĩnh vực hoạt động

+ Loại hình sản phẩm của công ty

+ Hoặc ngày, tháng, số năm thành lập…

Xác định các nội dung kịch bản lễ kỷ niệm

Theo đó, một kịch bản thông thường sẽ bao gồm các đề mục theo hàng ngang như sau:

+ Số thứ tự và các khoảng thời gian dành cho từng tiết mục: Để người xem nắm bắt được tiến trình của buổi lễ.

+ Tên tiết mục: Đây là bước liệt kê và phân loại từng tiết mục; để dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình.

+ Phần nội dung: Đây cơ bản chính là phần lời dẫn được chuẩn bị trước cho MC (MC script). Trong phần này sẽ liệt kê ra những ý chính mà MC sẽ phải trình bày. Do đó bên kịch bản cũng nên trao đổi trước với các MC để thống nhất các nội dung chương trình.

+ Người thể hiện, trình bày: Trên thực tế, việc ghi rõ tên người thể hiện chủ yếu là để MC có thể giới thiệu; và mời đúng người đó lên sân khấu phát biểu hoặc biểu diễn.

+ Thời lượng: Một yếu tố cần thiết cho việc phân bổ thời lượng hợp lý để kiểm soát tốt hơn các phần nội dung sự kiện.

+ Ghi chú: Phần này có thể ghi chú thêm các vấn đề khác như chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật… cho từng tiết mục.

Phân bổ thời lượng cho hợp lý

Như đã nói, việc phân bổ thời lượng sao cho hợp lý là yếu tố tiên quyết quyết định thành công của sự kiện. Bởi vì kịch bản lễ kỷ niệm luôn luôn bao gồm rất nhiều các nội dung khác nhau. Mà nếu không có sự sắp xếp hợp lý khoa học; thì dễ xảy ra tình huống “cháy” kịch bản hoặc kịch bản bị dàn trải.

Điều này có khi sẽ trở thành một ấn tượng xấu; kém chuyên nghiệp trong mắt khán giả của chương trình.

Tổng duyệt kịch bản lễ kỷ niệm lần cuối

Nói chung, quá trình tổng duyệt kịch bản là bước đánh giá cuối cùng đối với các tiết mục trình diễn. Để đảm bảo kịch bản lễ kỷ niệm được diễn ra một cách suôn sẻ và thuận lợi nhất.

Ngoài ra, tại đây ban tổ chức cũng có thể trao đổi, góp ý thêm đối với đội ngũ kịch bản; để chỉnh sửa và rút kinh nghiệm một số vấn đề. Đồng thời quán triệt sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận phụ trách các tiết mục trình diễn trước khi bắt tay vào công việc.

Tóm lại để có một kịch bản lễ kỷ niệm hoàn thiện sẽ phải trải qua thời gian chuẩn bị khá dài; với tinh thần làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp của toàn bộ ekip. Do đó, để đảm bảo chất lượng cho chương trình; quý khách nên lựa chọn những công ty sự kiện uy tín để tiết kiệm thời gian, công sức; cũng như tiền bạc của mình. Chúc quý vị thành công!