Tổ chức sự kiện

Chương trình hội nghị khách hàng là một trong những hình thức sự kiện phổ biến được nhiều đơn vị, doanh nghiệp tổ chức. Đây sẽ là nơi quy tụ những khách mời, những chuyên gia, đối tác hay các khách hàng nhằm họp lại và bàn luận chi tiết về một vấn đề cụ thể. 

Chính vì thế quá trình chuẩn bị thực hiện luôn được chú trọng và đảm bảo tính chất lượng cao. Tuy nhiên, việc mắc phải những sai lầm khi tổ chức hội nghị vẫn là khá phổ biến. Dưới đây sẽ là một số lỗi thường gặp khi tổ chức hội nghị và hội thảo mà 5P EVENT tổng hợp. Quý anh chị tham khảo, hạn chế mắc phải những sai lầm tương tự.

1. Cố tiết kiệm chi phí tổ chức hội nghị

Muốn tổ chức được sự kiện thì vấn đề trước tiên cần đặt ra là phải đảm bảo về tài chính. Thực tế chung cho thấy, doanh nghiệp nào cũng mong muốn chi phí bỏ ra tổ chức hội nghị là hạn chế nhất nhằm duy trì tốt các hoạt động khác trong đơn vị.

Chính tâm lý này đã khiến cho chất lượng của một số hội nghị bị giảm sút vì doanh nghiệp cố gắng tiết kiệm kinh phí. Đây là sai lầm khi tổ chức hội nghị phổ biến và thường thấy nhất hiện nay.

Một trong những sai lầm cơ bản khi tổ chức hội nghị là cố tiết kiệm chi phí quá mức. (Nguồn: 5P EVENT)

Xét thấy tiết kiệm là cần thiết, tuy nhiên tiết kiệm thế nào và ra sao cũng là điều rất quan trọng. Doanh nghiệp nên đặt ra một hạn mức chi tiêu cụ thể. Nhằm để nghiên cứu các phương án thực hiện cho phù hợp.

Nếu có ý định cắt bớt một số công đoạn, hay chọn gói dịch vụ rẻ hơn. Quý vị vẫn cần đặt vấn đề chất lượng thực tế của hội nghị làm ưu tiên. Điều này nhằm đảm bảo hiệu quả của sự kiện được thực hiện và để lại ấn tượng tốt của doanh nghiệp đối với các khách mời tham dự.

2. Kịch bản không có yếu tố Key moment ấn tượng

Key moment dịch ra là tiết mục, khoảnh khắc, điểm nhấn ấn tượng. Đây là yếu tố cần thiết cho mọi sự kiện nói chung và tổ chức hội nghị nói riêng. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng nắm bắt được vấn đề này. Việc thiếu đi các key moment ấn tượng trở thành sai lầm khi tổ chức hội nghị.

Chương trình hội nghị khách hàng cần có những điểm nhấn nhất định.(Nguồn: 5P EVENT)

Nguyên nhân là từ việc các đơn vị này chưa biết cách xây dựng kịch bản chương trình thật logic, thiếu tính cao trào và không được tạo điểm nhấn quan trọng.

Điều này khiến cho hội nghị không phát huy được tối đa hiệu quả trên thực tế, cũng như nó không đáp ứng được mục tiêu và định hướng ban đầu mà doanh nghiệp đặt ra.

3. Không đưa lên kịch bản giao tiếp cho từng đối tượng khách hàng

Một trong những sai sót khi tổ chức hội nghị khác, phổ biến hiện nay là khách hàng tham dự không nắm bắt được diễn biến, kịch bản giao tiếp trong tổng thể nội dung hội nghị.

Điều này gây ra những khó khăn nhất định:

+ Thứ nhất: khách hàng không chủ động chuẩn bị được màn phát biểu, nêu ý kiến của mình.

+ Thứ hai: khách hàng khó theo dõi và nắm bắt tổng thể diễn biến hội nghị cụ thể ra sao.

+ Thứ ba: gây bất tiện cho khách hàng khi khó tính toán, linh hoạt được thời gian tham dự hội nghị…

4. Lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng thiếu chuyên nghiệp

Việc lựa chọn đơn vị thiếu kinh nghiệm, khiến sự kiện hội nghị khách hàng trở nên thiếu sót, xảy ra sự cố và cách giải quyết thiếu chuyên nghiệp.

Trên đây là một số sai lầm khi tổ chức hội nghị khách hàng thường gặp hiện nay. 5P EVENT mong rằng quý khách có thể tham khảo những thông tin được đưa ra để tránh lặp phải những sai lầm tương tự. Nếu quý khách hàng cần tư vấn hoặc giúp đỡ việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo, hãy liên hệ ngay với 5P EVENT để được hỗ trợ và tư vấn các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hiệu quả.