Tổ chức sự kiện

Kế hoạch vạch ra hẳn sẽ khiến việc thực hiện trở nên dễ dàng và quy củ hơn bao giờ hết. Vậy nên để Tổ chức Lễ Kỷ Niệm được trơn tru, nhà tổ chức cần hoạch định các bước tổ chức lễ kỷ niệm thật chi tiết, mạch lạc như chiếc xương sống cho toàn bộ chương trình vậy.

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm

Thứ nhất và luôn luôn được ưu tiên hàng đầu chính là việc lựa chọn địa điểm tổ chức. Các bước tổ chức lễ kỷ niệm đầu tiên này sẽ dựa trên các yếu tố chủ chốt như số lượng khách mời, ý tưởng tổ chức, yêu cầu của nhà tổ chức … Từ đó khoanh vùng như địa điểm phù hợp trong nhà, ngoài trời, lớn nhỏ khác nhau và bắt đầu liên hệ.

Tất nhiên không phải lúc nào những trung tâm tổ chức sự kiện đều có chỗ trống. Để có thể giữ chỗ cho mình theo đúng thời gian mong muốn, công ty phải đặt cọc trước từ một tháng trở lên. Đặc biệt tại những nơi nổi tiếng, khách sạn hạng sang, việc liên hệ đặt trước cũng giúp công ty chủ động hơn khi có sự thay đổi ví dụ như hoãn, hủy chương trình.

2. Chọn thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức nên vào đúng ngày kỷ niệm để thêm ý nghĩa. Hoặc vào dịp cuối tuần để thuận tiện cho người tham dự. (Nguồn: 5P EVENT)

Như đã nói ở trên, nhiều khi thời gian tổ chức lễ kỷ niệm đã được lên từ trước rất lâu theo đúng ngày thành lập doanh nghiệp hoặc vào một ngày đẹp lân cận đấy. Để chọn lựa được thời gian tổ chức, nhiều công ty phải xem ngày đẹp theo lịch vạn sự và chọn ngày đẹp đó trên thực tế để phù hợp với khách mời tham dự.

Thường thì nên chọn ngày vào sáng chiều thứ bảy hoặc tối thứ sáu. Thời điểm này không ảnh hưởng đến công việc của khách mời và công ty. Mà lại không lạm sang ngày chủ nhật nghỉ ngơi thư giãn của mọi người.

3. Các bước tổ chức lễ kỷ niệm không thể bỏ qua khâu lên kịch bản

Có được kịch bản chi tiết, kỹ lưỡng, sẽ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ hơn. (Nguồn: 5P EVENT)

Trong các bước tổ chức lễ kỷ niệm thì lên kịch bản luôn là bước quan trọng nhất. Nó được diễn ra khi có yếu tố phụ đã dần dần hoàn chỉnh để tiến tới chuẩn bị nội dung chính của buổi lễ. Nếu không có kích bản hay kịch bản sơ sài; mọi hoạt động của buổi lễ không có sự giám sát và liền mạch; gây ra sự hỗn loạn, thiếu chuyên nghiệp.

Kịch bản sau khi hoàn thành nên có sự kiểm duyệt của người quản lý và thông qua bởi ban lãnh đạo công ty. Để vừa thống nhất lại vừa chuẩn xác với mục đích tổ chức lễ kỷ niệm.

4. Chuẩn bị ekip tổ chức

Một ekip tổ chức chuyên nghiệp sẽ mang lại một chương trình hoàn hảo nhất. (Nguồn: 5P EVENT)

Nhiều công ty sẽ tự tổ chức buổi lễ kỷ niệm cho riêng mình với mong muốn chủ động và tiết kiệm chi phí thuê ekip tổ chức chuyên nghiệp. Tuy nhiên bên cạnh những lợi ích đó thì cũng có những hạn chế như việc công ty không có chuyên môn trong tổ chức sự kiện nên không hoạch định đủ yêu cầu với một sự kiện, phải chỉnh sửa nhiều khi lên kịch bản, xác định thời gian, cũng như thiếu hụt về mảng nhân sự tổ chức.

Ngược lại khi các bước tổ chức lễ kỷ niệm được thực hiện bởi ekip chuyên nghiệp thì mọi thứ sẽ đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều.

5. Duyệt chương trình và tiến hành

Tổng duyệt lại chương trình trước khi sự kiện diễn ra sẽ tránh được những sự cố không mong muốn. (Nguồn: 5P EVENT)

Sau khi hoàn tất tất cả các khâu. Các bước tổ chức lễ kỷ niệm sẽ chốt lại với phần tổng duyệt. Đây là cơ hội để người quản lý chương trình có thể xem xét lại toàn bộ các hạng mục; tiết mục tổ chức xem đã đạt tiêu chuẩn chưa? Có gặp trục trặc gì hay không?. Nhân sự đã thông suốt chưa để kịp thời chỉnh đốn lại. Cuối cùng khi đến thời điểm, sẽ cho tiết hành buổi lễ.

Chi tiết các bước thực hiện sẽ được 5P EVENT lên và gửi đến khách hàng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Trên đây chỉ mang tính tham khảo cơ bản nhất. Vì một sự kiện hoành tráng và có tầm cỡ; Hãy chọn 5P EVENT để nhận được sự phục vụ tốt nhất xuyên suốt dự án.