Tổ chức sự kiện

1. Year End Party là gì? Ý nghĩa và vai trò

 

1.1 Year End Party là gì?

 

Year End Party (YEP) hay còn được gọi là tiệc cuối năm, tiệc tất niên, tiệc tổng kết –  một sự kiện thường niên thường được tổ chức vào dịp cuối năm của mỗi Doanh nghiệp. Đây cũng chính là một dịp để các nhân viên – những người đã cùng đồng hành với nhau, với Doanh nghiệp trong một năm qua có thể ngồi lại và cùng nhau ôn lại những gì đã trải qua và rút ra được những kinh nghiệm cho chặng đường phía trước.

 

Year End Party cũng là cơ hội để mọi người có thể kết bạn, giao lưu, thấu hiểu nhau hơn, cùng chia sẻ những khó khăn và thuận lợi trong công việc của mình. Chính vì thế mà ý tưởng tổ chức Year End Party rất quan trọng bởi YEP là một sự kiện rất đặc biệt của bất cứ một cơ quan nào trở thành một hoạt động thường niên để Doanh nghiệp sẽ cùng nhau nhìn lại những gì đã làm được trong năm qua và chuẩn bị tinh thần để bước sang năm mới.

 

1.2 Ý nghĩa của Year End Party

 

Year End Party có thể được coi là một trong những sự kiện lớn nhất và ý nghĩa nhất trong năm của Doanh nghiệp. Bữa tiệc này được tổ chức để thay lời cảm ơn của chủ Doanh nghiệp đối với những nhân sự đã đồng hành cùng mình trong suốt một năm khó khăn và vất vả vừa qua. Từ đó mọi người có cơ hội gần nhau hơn, có thể chia sẻ với nhau cả về chuyện nghề và chuyện cuộc sống, thấu hiểu nhau hơn.

 

 

Thông qua những sự chia sẻ tưởng chừng như đơn giản đó thì bữa tiệc này cũng chính là một chất keo gắn kết mọi người lại, giúp mọi người có thể xây dựng được tinh thần đoàn kết, đồng lòng cùng vượt qua mọi khó khăn cùng với nhau. Vì vậy việc lựa chọn ý tưởng tổ chức Year End Party phù hợp cũng như trang trí Year End Party như thế nào đóng một vai trò rất quan trọng đến sự thành bại của sự kiện này.

 

1.3 Vai trò của Year End Party

 

Với những ý nghĩa mà Year End Party đem lại thì bữa tiệc này đóng một vai trò rất quan trọng đối với không chỉ riêng nhân viên mà còn đối với cả những người quản lý, cụ thể: 

 

Nhìn lại hành trình đã đi qua và chuẩn bị tinh thần cho chặng đường trong năm tới

 

Đây là một dịp hiếm hoi có mặt đông đủ mọi thành viên trong công ty, cũng là cơ hội để ban lãnh đạo đưa ra nhận xét về quá trình một năm hoạt động vừa qua, toàn thể Doanh nghiệp đã có những bước tiến gì nổi trội và những gì chưa khắc phục được, từ đó có những kế hoạch cho hoạt động của năm tới, và các nhân sự nhìn vào đó để lập ra kế hoạch cho bản thân mình.

 

 

Gắn kết các thành viên lại với nhau 

 

Bao trùm buổi tiệc YEP là một không khí sôi nổi, vui vẻ nên đây sẽ là một không gian hợp lý để gắn kết mọi người với nhau. Ngoài thời gian lắng nghe tổng kết của ban lãnh đạo, mọi người sẽ được tham gia các hoạt động khác cùng nhau, nhất là các hoạt động vui chơi. Thế nên thông qua bữa tiệc này các thành viên sẽ có thời gian lắng nghe nhau chia sẻ mọi câu chuyện trong cuộc sống, từ đó tạo nên sợi dây gắn kết tình cảm với nhau.

 

Lời cảm ơn đối với các cộng sự và khách hàng

 

Để làm nên thành công một năm đã qua của Doanh nghiệp, không thể thiếu sự đóng góp, cống hiến hết mình vì công ty của tập thể nhân viên và sự yêu quý của các khách hàng. Doanh nghiệp sẽ nhân bữa tiệc này để thay lời cảm ơn tới các cá nhân, tập thể đã nỗ lực, cố gắng, mang lại nhiều thành tích cũng như động viên khuyến khích họ hãy tiếp tục mang năng lượng đó cho chặng đường phía trước. Ngoài ra đây còn là lời tri ân sâu sắc tới quý khách hàng đã luôn tin tưởng đồng hành cùng Doanh nghiệp trên suốt chặng đường phát triển vừa qua.

 

 

Khẳng định dấu ấn của Doanh nghiệp

 

Year End Party này không chỉ đơn giản là một bữa tiệc ăn mừng, mà sâu xa hơn sự kiện này còn khẳng định được dấu ấn của Doanh nghiệp trên thị trường. Với concept, thiết kế, ý tưởng tổ chức Year End Party hay cách trang trí Year End Party đều phải làm nổi bật được hình ảnh thương hiệu và văn hóa mà Doanh nghiệp xây dựng.

 

Một bữa tiệc càng được chuẩn bị kỹ càng, đặc biệt bao nhiêu thì càng gây được ấn tượng mạnh với nội bộ và công chúng bấy nhiêu.

 

2. Kế hoạch tổ chức Year End Party

 

Để có được một buổi tiệc Year End Party thành công và để lại ấn tượng sâu sắc thì khâu tổ chức hay còn được gọi là lên kế hoạch rất quan trọng. Các sự kiện nói chung và Year End Party nói riêng đều cần có một kế hoạch kỹ lưỡng, chi tiết, chu đáo trước khi diễn ra, bao gồm cả việc lựa chọn ý tưởng tổ chức Year End Party hay trang trí Year End Party.

 

2.1 Tìm ra concept chủ đạo của buổi tiệc

 

Concept hay còn gọi là chủ đề là cụm từ ngắn gọn khái quát, diễn tả được những nội dung sẽ diễn ra xuyên suốt bữa tiệc. Việc tìm ra được concept của bữa tiệc đóng vai trò rất quan trọng để các khâu tiếp theo có thể được diễn ra một cách trơn tru, đặc biệt là lên ý tưởng tổ chức Year End Party và trang trí Year End Party sao cho phù hợp nhất.

 

2.2 Xây dựng ý tưởng tổ chức Year End Party

 

Dựa trên concept đã được tìm ra ở bước phía trước các ý tưởng sẽ được lần lượt xây dựng nên. Ý tưởng tổ chức Year End Party sẽ bao gồm ý tưởng liên quan đến nội dung và ý tưởng liên quan đến hình thức. 

 

2.3 Lên danh sách khách mời

 

Bên cạnh concept và việc xây dựng ý tưởng tổ chức Year End Party, Doanh nghiệp cũng cần xác định được số lượng khách mời –  những người mà ảnh hưởng trực tiếp đến bữa tiệc ngày hôm đó. Sau khi chốt được tương đối số lượng khách mời thì Doanh nghiệp sẽ có kế hoạch để xác định được ngân sách cần bỏ ra, địa điểm tổ chức và không gian tổ chức phù hợp. Cần lưu ý ghi lại đủ thông tin của khách mời, bao gồm các thông tin sau:

 

+ Họ tên khách mời

+ Chức danh

+ Địa chỉ công ty, phòng ban làm việc

+ Số điện thoại, email, các thông tin liên hệ khác

 

 

2.4 Lựa chọn không gian, thời gian

 

2.4.1 Không gian

 

Có nhiều không gian để Doanh nghiệp tham khảo lựa chọn, không gian trong nhà (khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện,…) hoặc không gian ngoài trời (bể bơi, bãi biển, không gian ngoài trời dành riêng cho tổ chức sự kiện,…)

 

Tuy nhiên ở bất cứ không gian nào cũng cần đảm bảo một vài tiêu chí sau:

 

+ Không gian thông thoáng, không ngột ngạt

+ Có chỗ để phương tiện đi lại cho mọi người

+ Địa điểm thuận tiện, dễ tìm thấy

+ Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ

+ Quy mô đáp ứng được lượng khách đã dự tính

+ Phù hợp với concept, ý tưởng và dễ dàng trong việc trang trí Year End Party

 

2.4.2 Thời gian

 

Year End Party thường được tổ chức vào cuối năm, thời gian diễn ra nên bắt đầu từ sớm để phòng trường hợp trước giờ tổ chức bị thiếu sót khâu chuẩn bị, hoặc phát sinh những việc nằm ngoài dự tính, khung thời gian thích hợp có thể diễn ra từ 17-18h. Ngoài ra Doanh nghiệp cũng nên lựa chọn thời gian đa số mọi người có thể tham gia được để buổi tiệc được đông đủ.

 

2.5 Viết kịch bản chương trình

 

Sau khi trải qua 4 bước chuẩn bị phía trên thì bước viết kịch bản chương trình sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của sự kiện này. Một kịch bản chương trình chi tiết sẽ gồm có khung thời gian diễn ra từng hoạt động, mỗi hoạt động sẽ do ai phụ trách, các tiết mục và nhân sự tham gia biểu diễn của các tiết mục đó. Kịch bản càng cẩn thận chi tiết đến đâu thì người được phân làm sự kiện càng kiểm soát được thời gian và các phát sinh ngoài mong muốn đến đó.

 

 

3. Điều cần lưu ý để xây dựng ý tưởng tổ chức Year End Party thành công

 

3.1 Chú trọng trong việc xây dựng kịch bản

 

Việc xây dựng kịch bản đó chính là việc nắm giữ hồn của Year End Party. Bữa tiệc đó có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc kịch bản được xây dựng như thế nào. Ngoài ra nếu kịch bản được xây dựng chỉnh chu thì mạch nội dung xuyên suốt được đảm bảo dễ hiểu, không bị đứt đoạn, hoặc không logic với nhau. 

 

3.2 Lựa chọn chủ đề mới lạ

 

Cố gắng chọn những chủ đề mới lạ, độc đáo nhất có thể. Hãy tránh những chủ đề đã được xây dựng từ những Year End Party các năm trước bởi lẽ những người tham gia được trải nghiệm bữa tiệc đó rồi, nếu nó lặp lại một lần nữa khiến người có mặt đoán trước được điều gì chuẩn bị diễn ra, như vậy sẽ gây mất hứng cho những nhân sự và dàn khách mời. 

 

 

4.3 Cẩn thận trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức

 

Một trong những công việc đóng vai trò làm nên thành công của YEP là lựa chọn địa điểm tổ chức sao cho phù hợp với kịch bản được xây dựng từ trước. Một địa điểm tổ chức phù hợp cần đảm bảo được không gian thoáng đãng, số lượng chỗ ngồi của nhân sự và khách mời, quy mô và hệ thống âm thanh ánh sáng chất lượng, ổn định. Bạn cũng cần lưu ý sau khi lựa chọn được nơi tổ chức ưng ý thì cần đến tận nơi khảo sát xem địa điểm đó có thực sự đáp ứng được nhu cầu của Doanh nghiệp đang đề ra hay không.

 

3.4 Đầu tư trong việc thiết kế và trang trí sự kiện

 

Để có được những bức ảnh ấn tượng trong tiệc tất niên thì việc đầu tư thiết kế và trang trí sự kiện là không thể thiếu. Thiết kế YEP tạo được ấn tượng cũng là một cơ hội để Doanh nghiệp quảng bá về thương hiệu của mình. Những người tham dự vào bữa tiệc đó sẽ cảm thấy họ thật sự được trân trọng và chào đón ở đây bởi sự tinh tế và cái tâm được đặt trọn vào việc thiết kế. Hãy cố gắng chăm chút thiết kế của mình từ những điều nhỏ nhất cho đến khung cảnh lớn hơn bên ngoài.

 

3.5 Xây dựng kịch bản rủi ro cho sự kiện

 

Bất cứ một sự kiện nào khi tổ chức thì ngoài những việc mình đã chuẩn bị ra từ trước thì bạn sẽ không thể lường trước được những việc gì xảy ra. Vì vậy, việc xây dựng kịch bản rủi ro cho sự kiện đó là mệt vô cùng cần thiết. Điều đó sẽ khiến bạn có thể lường trước được những tình huống xấu nào có thể xảy ra trong bữa tiệc. Nếu đã có kế hoạch chuẩn bị từ trước thì nếu như tình huống đó chẳng may xảy ra thì bạn đã có sẵn phương án để có thể xử lý kịp thời.

 

 

Với những điều lưu ý mà chúng tôi gợi ý, hy vọng bạn sẽ có thêm nhiều ý tưởng tổ chức Year End Party và hiện thực ý tưởng đó thành những bữa tiệc thành công.