Tổ chức sự kiện

Chương trình hội nghị khách hàng thực sự là một công việc khó khăn vì có quá nhiều thứ phải tiến hành, đặc biệt là với những công ty nhỏ, mới thành lập hoặc có đội ngũ nhân viên khá hạn chế.

Với mong muốn giúp bạn có được một hội nghị tri ân khách hàng thành công, 5P EVENT dựa trên kinh nghiệm đã và đang hợp tác cùng >200 khách tại loại hình sự kiện hội nghị, sẽ chia sẻ 5 TIPS cực kỳ hiệu quả trong việc lên kế hoạch và tiết kiệm chi phí tổ chức hội nghị khách hàng. 

1.Lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng thật sớm

Để có thể hoàn thành tốt vô số nhiệm vụ sẽ diễn ra khi tổ chức hội nghị khách hàng thì cách tốt nhất là hãy lên kế hoạch từ sớm. Lên kế hoạch sớm giúp bạn có nhiều thời gian để hoàn thành, cân đối, chính sửa các công việc một cách cẩn thận.

Chuẩn bị sớm vừa giúp bạn có được thoải mái để thực hiện các công việc một cách cẩn thận, chỉn chu thay vì sự vội vã, căng thẳng, áp lực và dồn nén của quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. 

Quan trọng hơn cả là việc lên kế hoạch từ trước sẽ giúp bạn kiểm soát và có biện pháp thay thế  nhanh chóng cho những sự cố, sự thay đổi ngoài mong muốn. Lời khuyên hữu ích cho bạn là nên lập một Gantt Chart để quản lý, sắp xếp và đảm bảo tiến độ các công việc

2. Hội nghị khách hàng không phải là cơ hội bán hàng

Hội nghị tri ân khách hàng không phải là một cơ hội để bạn bán hàng mà là dịp để tăng thêm những lợi ích giá trị cho khách hàng. Hãy đem đến cho khách hàng của bạn những thông tin thật sự hữu ích, thiết thực vì không ai muốn dành ra vài ba tiếng đồng hồ chỉ để ngồi và nghe thuyết trình về bán hàng.

3.Tạo cơ hội để tất cả mọi người trong công ty cùng đóng góp ý kiến

Như đã nói ở trên thì hội nghị khách hàng là một sự kiện lớn nên nếu muốn thành công và hiệu quả thì phải có sự chung sức, hỗ trợ từ một nguồn lực lớn nhân sự. Sự tham gia của tất cả mọi người sẽ giúp cho tiến độ công việc được đẩu nhanh và hiệu quả đem lại cao hơn.

Như ông bà đã nói: “một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, sức mạnh của tập thể không chỉ giúp mọi việc trở nên dễ dàng, nhẹ nhàng hơn mà còn giúp đưa ra nhiều ý tưởng, góc nhìn, cách tiếp cận khác nhau vì mỗi người có một cách tư duy và nhìn nhận riêng. Đặc biệt, khi  mọi người cùng được đóng góp cũng như được tôn trọng ý kiến riêng sẽ giúp đẩy mạnh trách nhiệm và hiệu quả làm việc của mỗi người vào hội nghị khách hàng sắp tới.

4. Vận động việc chia sẻ về sự kiện trên mạng xã hội

Bạn có thể tổ chức một cuộc thi trên các trang mạng xã hội kèm theo sử dụng hashtag để truyền thông, thu hút sự quan tâm của cộng đồng về hội nghị khách hàng của bạn sắp tới. Sử dụng mạng xã hội để thu hút sự quan tâm của khách hàng đến với hội nghị khách hàng của bạn.

Ví dụ như: Chia sẻ về một ngày của bạn trên trang cá nhân với việc sử dụng hashtag # ABC để nhận về cơ hội trúng một chiếc Laptop.

Social media đang thực sự rất phổ biến và đó là một cách thực sự hữu hiệu và hay ho để thu hút sự quan tâm chú ý của cộng đồng với hội nghị khách hàng của bạn.

5.Gửi bảng hỏi để nhận phản hồi của khách mời và nhân viên sau sự kiện

Sau khi kết thúc chương trình hội nghị khách hàng, bạn nên gửi đi một bảng hỏi không chỉ để cảm ơn sự tham gia mà còn là công cụ để nhận được những phản hồi, góp ý từ phía khách mời. Điều này vô cùng quan trọng vì các feedback này chính là những bài học quý giá cho việc tổ chức các sự kiện sau này.

Những phản hồi sau sự kiện hội nghị khách hàng sẽ là những kinh nghiệm quý báu cho những hội nghị tiếp theo. Bạn có thể hỏi những câu như:

- Ấn tượng của ông(bà) về hội nghị khách hàng vừa rồi là gì?

- Ông (bà) đánh giá như thế nào về địa điểm tổ chức sự kiện?

- Ông bà có sẵn lòng tham gia những hội nghị khách hàng tiếp theo của công ty chúng tôi không?

=> Thời gian gửi survey nên được thực hiện sớm để các khách mời vẫn có khả năng nhớ lại những hoạt động đã diễn ra.

Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức chương trình tri ân khách hàng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với 5P EVENT để được hỗ trợ tư vấn trọn gói nhanh chóng nhất!