Tổ chức sự kiện

Bạn đang có một sản phẩm mới và muốn ra mắt với thị trường? Bạn muốn làm mọi thứ để đảm bảo Sự kiện ra mắt sản phẩm của bạn thành công? Tuy nhiên theo nghiên cứu, trung bình chỉ có 10% sản phẩm mới có thể tồn tại và thành công. Để nâng cao hiệu quả thành công cho sự kiện trọng đại này, các marketer “bắt buộc” phải trả lời được một số câu hỏi cơ bản xoay quanh năm chữ W và một chữ H dưới đây:

1. What

Câu hỏi đầu tiên là loại hình sự kiện ra mắt sản phẩm mới mà doanh nghiệp muốn tổ chức. Hiện trên thị trường có 4 loại hình hoạt động ra mắt sản phẩm mới đang được các doanh nghiệp áp dụng nhiều nhất như: Họp báo, Roadshow, Activation và cuối cùng là Event Launching – hình thức mang tính quy mô và phổ biến nhất.

Tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh, marketing sản phẩm mà bạn có thể lựa chọn hình thức thích hợp, hoặc có thể kết hợp các hình thức trên, mục tiêu để sự kiện ra mắt được hoành tráng, ấn tượng và “độc nhất”.

2. When

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới rất quan trọng, nên thời gian tổ chức phải được cân nhắc và quyết định bởi rất nhiều tiêu chí: Đầu tiên, ĐẠI ĐA SỐ khách mời, đặc biệt là những nhân vật then chốt mà sự kiện hướng tới có thể tham dự được vào thời gian nào? Dự báo thời tiết hôm đó có tốt không? Thời gian setup cho địa điểm cần bao lâu? Agenda cụ thể cho các hoạt động trong sự kiện ra sao? Mọi câu hỏi cho vấn đề thời gian trước, trong và sau sự kiện cần dựa trên ba nguyên tắc vàng “Thiên thời – Địa lợi – Nhân hòa”.

3. Where

Không gian và địa điểm tổ chức sự kiện là một yếu tố rất quan trọng, tiêu tốn một khoản ngân sách không hề nhỏ và ảnh hưởng TRỰC TIẾP đến sự thành bại của sự kiện. Tùy thuộc vào loại hình sản phẩm và sự kiện mà doanh nghiệp muốn hướng tới, địa điểm cần phải được lựa chọn một cách phù hợp và kỹ lưỡng.

Gợi ý một số câu hỏi liên quan đến địa điểm: Vị trí, quy mô của địa điểm? Cơ sở vật chất và các dịch vụ (Dịch vụ Catering, khu vực đỗ xe, An ninh) tại địa điểm tổ chức có đảm bảo cho những yêu cầu của lễ ra mắt không? Các khu vực có thể dành branding tại đó? Chi phí thuê?… Ngoài ra, cần phải có sự so sánh giữa các Option địa điểm, chỉ ra các ưu, nhược điểm để lựa chọn được một địa điểm thích hợp với Thương hiệu và sản phẩm mới nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.

4. Who

Câu trả lời xung quanh chữ “Who” sẽ xoay quanh đối tượng Khách hàng của doanh nghiệp như: Đối tượng khách hàng mục tiêu mà sản phẩm mới hướng tới? Thành phần khách mời và khán giả sẽ là những ai? Ai là khách mời VIP? Có mời KOLs hay Celebs nào hay không Đối tượng truyền thông cho sự kiện? Đây là chữ W rất quan trọng mà marketer cần phải xác định được rõ ràng và cụ thể vì nó ảnh hưởng TRỰC TIẾP tới sự thành công hay thất bại của sự kiện.

5. Why

Sau khi phân tích được đối tượng khách hàng mục tiêu rồi, Marketer cần trả lời được ba câu hỏi tiếp theo:

1.Tại sao khách hàng lại phải đến tham dự sự kiện của bạn?

2. Tại sao khách hàng phải mua hàng của bạn?

3. Điểm nhấn trong sự kiện của bạn là gì?

Trả lời được các câu hỏi trên, bạn sẽ xác định được hướng đi chính xác cho sự kiện sắp diễn ra, đảm bảo được lợi ích cho cả khách hàng và doanh nghiệp.

6. How

Đây là câu hỏi cuối cùng nhằm cụ thể các đầu mục công việc trong một sự kiện và giúp doanh nghiệp giải quyết đề bài “Why” đặt ra. “How rất đa dạng, càng trả lời được nhiều thì kế hoạch tổ chức càng chi tiết, tránh được các tình huống rủi ro. Một số câu hỏi ví dụ: Sự kiện ra mắt sản phẩm mới nên được tổ chức theo hình thức truyền thống hay hiện đại? Cách thức đón tiếp khách mời như thế nào? Hình thức thể hiện ra sao? Các hoạt động trước, trong và sau sự kiện?…Và quan trọng nhất là Điểm nhấn – Key Moment của sự kiện là gì?

Để có được một sự kiện ra mắt sản phẩm thành công và hiệu quả nhất, hãy liên hệ với chúng tôi – những chuyên gia tư vấn cấp cao về Truyền thông và sáng tạo để có được giải pháp tối ưu nhất.