"Lễ khai trương – Grand Opening" là một trong những sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp, không chỉ là dấu mốc đánh dấu sự ra đời của một cơ sở kinh doanh hay giới thiệu một thương hiệu mới đến với khách hàng mà nó còn mang giá trị tinh thần, phong thủy. Đặc biệt, trong thời đại 5.0, event khai trương còn được xem là kênh truyền thông cực kỳ hiệu quả đến từng khách hàng mục tiêu.
Để có một sự kiện khai trương thật thành công, mỗi doanh chủ cần chuẩn bị cho mình một quy trình tổ chức sự kiện hoàn chỉnh. Hãy để 5P EVENT bật mí cho bạn những điều cần quan tâm trong sự kiện khai trương nhé!
Thông thường thời điểm tổ chức lễ khai trương được chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận Marketing ấn định. Tuy nhiên trước khi lựa chọn thời gian tổ chức, quý khách cần lưu ý một số yếu tố như sau:
Ngày và giờ khai trương ảnh hưởng rất lớn đến buổi lễ. Vì vậy cần chọn được ngày tốt để khai trương. Quý khách có thể tra cứu trên lịch hoặc trên mạng, và tiến hành theo các bước sau:
- Bước 1: Tránh các ngày xấu (tương ứng với việc) được liệt kê khi tìm kiếm.
- Bước 2: Ngày không được xung khắc với bản mệnh (ngũ hành của ngày không xung khắc với ngũ hành của tuổi).
- Bước 3: Căn cứ sao tốt, sao xấu cân nhắc, ngày phải có nhiều sao Đại Cát (như Thiên Đức, Nguyệt Đức, Thiên Ân, Thiên Hỷ… thì tốt). Nên tránh ngày có nhiều sao Đại Hung.
- Bước 4: Trực, Sao nhị thập bát tú phải tốt. Trực Khai, Trực Kiến, Trực Bình, Trực Mãn là tốt.
- Bước 5: Xem ngày đó là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo để cân nhắc thêm. Khi chọn được ngày tốt rồi thì chọn thêm giờ (giờ Hoàng đạo) để khởi sự.
Ngoài ra chọn ngày giờ tốt để tổ chức lễ khai trương cần phải cân nhắc một số yếu tố sau đây:
- Thời tiết: Chọn ngày có thời tiết tốt để tránh trục trặc về môi trường nếu bạn tổ chức sự kiện ngoài trời.
- Lịch trình của khách mời: Chọn ngày giờ mà đối tượng khách mời có thể dễ dàng tham dự.
- Ngày lễ: Tránh tổ chức lễ khai trương trong các ngày lễ để tránh đối tượng khách mời có kế hoạch khác.
- Chất lượng âm thanh: Chọn ngày giờ tránh xung đột với các sự kiện khác trong khu vực gần địa điểm tổ chức sự kiện.
- Địa điểm: Chọn ngày giờ phù hợp với giờ mở cửa của địa điểm tổ chức sự kiện.
Tất cả các yếu tố trên cần được cân nhắc kỹ lưỡng để tìm ra ngày giờ tốt nhất cho lễ khai trương.
Đối tượng khách mời tham dự là những người hoặc tổ chức mà chúng ta muốn mời tham gia vào sự kiện. Các đối tượng này có thể là khách hàng, đối tác, nhân viên, hoặc các nhà quản lý của doanh nghiệp. Quyết định về đối tượng khách mời sẽ phụ thuộc vào mục đích của sự kiện và các mục tiêu mà chúng ta muốn đạt được.
Đây là yếu tố quan trọng nhất khi chọn thời điểm tổ chức. Nếu đối tượng khách mời là các chủ doanh nghiệp hoặc những người làm nghề nghiệp tự do thì thời điểm tổ chức so với đối tượng khách mời là những người làm việc theo giờ hành chính sẽ thoải mái hơn. Nếu như khách mời đều nằm ở cả hai trường hợp trên thì những ngày cuối tuần là sự lựa chọn hoàn hảo nhất.
Chọn địa điểm tổ chức lễ khai trương là yếu tố quan trọng trong việc tổ chức một sự kiện thành công. Địa điểm phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về không gian, tiện ích, an toàn, và phù hợp với số lượng khách mời dự kiến.
Nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện nội bộ, bạn có thể chọn sử dụng một phòng họp hoặc một khu vực trong công ty, thời điểm nên diễn ra vào buổi tối để khách mời và doanh nghiệp có thời gian dùng bữa nhẹ, chuyện trò cùng nhau. Nếu là một sự kiện lớn hơn, bạn có thể chọn sử dụng một khách sạn, một trung tâm hội nghị hoặc một khu vực rộng trên một sân vận động. Tất cả phải phù hợp với mục đích và yêu cầu của sự kiện.
Còn nếu như diễn ra ở những địa điểm công cộng với mục đích quảng bá cho công chúng thì nên tổ chức vào ban ngày để tạo được hiệu ứng lan tỏa.
Để có một lễ khai trương hoàn hảo, doanh nghiệp cần lên một kịch bản khai trương đầy đủ gồm:
- Lên danh sách số lượng khách mời.
- Khảo sát địa điểm.
- Thiết kế và in, vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mời, banner, bandroll, backdrop sân khấu, lễ tân…
- In ấn và phát thiệp mời
- Xin giấy phép treo banner quảng cáo, giấy phép thuê địa điểm tổ chức ở Sở văn hóa và du lịch.
- Bên ngoài khu vực lễ: treo banner, bandroll, cờ phướn, cờ lưu xung quanh khu vực lễ.
- Khu vực cổng chào và lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barie, thảm đỏ, cây kiểng lối đi khu vực lễ.
- Khu vực lễ: Lắp đặt bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
- Khu vực khai trương, khánh thành: Treo băng khánh thành, cột barie…
- Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế…
- Bố trí đội ngũ nhân sự PG, PB. Gồm 3 nhóm. Nhóm 1 đón khách từ cổng và mời đến quầy tiếp tân. Nhóm 2 đứng ở quầy tiếp tân và cài hoa hoặc dán logo thương hiệu cho khách. Nhóm 3 đón tiếp khách vào chỗ ngồi và quầy teabreak.t
- Bố trí nhân sự hướng dẫn khách chỗ đậu xe. Nhận hoa, quà từ khách tặng, biếu chúc mừng doanh nghiệp.
- Màn hình LCD chiếu hình ảnh về công ty và các đối tác.
- Đội lân múa đón khách ở trước cổng.
- Kiểm tra liên tục tiến trình, các khâu chuẩn bị, thử âm thanh, micro, ánh sáng…
- Điểm lại danh sách khách mời cho MC. Và xác nhận xem khách đã đến đủ hay chưa.
Các tiết mục văn nghệ là cách khai trương thu hút khách hàng tốt nhất, những tiết mục văn nghệ đặc sắc sẽ để lại ấn tượng tốt trong lòng khách mời
- MC ổn định khách và tuyên bố lý do của buổi lễ.
- Múa Lân – Sư – Rồng mở màn chúc mừng.
- Các tiết mục ca hát, múa nhảy làm nóng chương trình.
- MC giới thiệu về đại biểu, khách quý, khách mời tham dự.
- Màn hình trình chiếu video quá trình thành lập và phát triển của công ty.
- MC mời lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ và những lời chúc mừng.
- Nên có những phát biểu của các khách quý, người có ảnh hưởng công chúng. Để buổi lễ và sản phẩm có thể lan tỏa hơn đến khách hàng.
- MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị có liên quan cắt băng khai trương.
- Nên có pháo hoa nổ hai bên hoặc bong bóng nổ.
- MC mời đại biểu lên khui sâm banh, cắt bánh thực hiện nghi thức chúc mừng. PG mang khây sâm banh đến mời khách dùng.
Sau khi cắt băng khai trương, MC giới thiệu qua về sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp thêm lần nữa. Và mời mọi người tham quan địa điểm khai trương, trải nghiệm và dùng thử sản phẩm. Cuối cùng là chiêu đãi khách với bữa tiệc nhẹ.
- Chụp hình giao lưu với các đối tác, khách mời.
- Bố trí nhân sự tiễn khách ra xe, đón xe.
- Nên có quà tặng cho khách mời để gây thiện cảm và ấn tượng trong lòng họ hơn.
Không phải công ty, doanh nghiệp nào cũng có nhiều kinh nghiệm tổ chức Lễ khai trương. Do đó quý công ty nên chọn một công ty tổ chức sự kiện nhiều kinh nghiệm để giúp mình tổ chức một buổi lễ chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất
Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho các công ty tập đoàn và công ty lớn như VIFON, NOVALAND, AN PHÚ ĐÔNG GROUP, THẢO VY GROUP … 5P EVENT sẽ mang lại cho quý công ty một sự kiện hoành tráng và trọn vẹn nhất. Truyền tải thông điệp, thương hiệu của công ty đến nhiều khách hàng với giá thành cạnh tranh nhất.
Hãy kết nối để có thông tin khuyến mãi
