Tổ chức sự kiện

Bạn đã bao giờ tưởng tượng một bữa tiệc tối lộng lẫy dưới ánh đèn lung linh cùng với âm nhạc tuyệt vời và không gian sang trọng? Chương trình Gala Dinner không chỉ đơn giản là một bữa tiệc, mà còn là một trải nghiệm thăng hoa, nơi mà các cái đẹp và sự tinh tế gặp nhau để tạo nên một đêm đáng nhớ.

 

 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra chi tiết và các yếu tố quyết định chi phí tổ chức chương trình Gala Dinner chuyên nghiệp. Hãy theo dõi và cùng 5P EVENT tìm hiểu thêm về cách xác định chi phí tổ chức 01 chương trình chuyên nghiệp nhé! Việc xác định rõ ràng và minh bạch các khoản chi phí tổ chức 01 chương trình gala dinner chuyên nghiệp cần chú trọng các yếu tố sau:

 

Quy mô của chương trình

 

Số lượng khách mời

 

+ Số lượng khách mời là yếu tố quan trọng quyết định đến chi phí thuê địa điểm, thực đơn, trang thiết bị âm thanh ánh sáng và nhân sự phục vụ.

+ Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng số lượng khách mời khi lên kế hoạch tổ chức Gala Dinner để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

 

Loại hình chương trình

 

+ Loại hình chương trình (gala dinner đơn giản hay sang trọng, có chương trình biểu diễn nghệ thuật hay không) cũng ảnh hưởng đến chi phí.

+ Gala dinner đơn giản sẽ có chi phí thấp hơn so với gala dinner sang trọng.

 

 

Địa điểm tổ chức

 

1. Vị trí tổ chức

 

Vị trí tổ chức (trung tâm thành phố hay ngoại ô) ảnh hưởng đến chi phí thuê địa điểm và chi phí vận chuyển.

 

+ Địa điểm tổ chức tại trung tâm thành phố thường có chi phí cao hơn nhưng tiện lợi cho khách mời di chuyển.

+ Địa điểm tổ chức tại ngoại ô có chi phí thấp hơn nhưng có thể khó khăn cho khách mời di chuyển.

 

2. Loại hình địa điểm

 

+ Loại hình địa điểm (khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị) ảnh hưởng đến chi phí thuê địa điểm, dịch vụ đi kèm và chất lượng dịch vụ.

+ Khách sạn thường có chi phí cao nhất nhưng cung cấp dịch vụ đa dạng và chất lượng cao.

+ Nhà hàng có chi phí thấp hơn khách sạn nhưng dịch vụ hạn chế hơn.

+ Trung tâm hội nghị phù hợp với chương trình gala dinner có quy mô lớn.

 

3. Sức chứa của địa điểm

 

Sức chứa của địa điểm cần phù hợp với số lượng khách mời để đảm bảo sự thoải mái và tiện nghi.

 

+ Địa điểm quá nhỏ sẽ khiến khách mời cảm thấy chật chội và khó chịu

+ Địa điểm quá lớn sẽ khiến khách mời cảm thấy lãng phí và không khí buổi tiệc trở nên xa cách hơn.

 

Ngoài ra, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố khác như:

 

+ Phong cách trang trí của địa điểm

+ Có chỗ đậu xe cho khách mời hay không.

+ Giá cả của các dịch vụ đi kèm (âm thanh ánh sáng, trang trí…)

 

 

Thực đơn tại chương trình Gala Dinner

 

Thực đơn là một trong những khoản chi phí lớn nhất trong tổ chức gala dinner. Chất lượng và phong cách thực đơn cần phù hợp với chủ đề chương trình và ngân sách của doanh nghiệp. Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố sau khi lựa chọn thực đơn

 

1. Chất lượng thực đơn:

 

+ Chất lượng thực đơn ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách mời.

+ Doanh nghiệp cần lựa chọn thực phẩm tươi ngon, an toàn vệ sinh thực phẩm và được chế biến bởi đầu bếp có tay nghề cao

+ Phong cách thực đơn:

               - Phong cách thực đơn cần phù hợp với chủ đề chương trình và ngân sách của doanh nghiệp.

               - Doanh nghiệp có thể lựa chọn thực đơn đơn giản, thực đơn sang trọng hoặc thực đơn theo chủ đề

+ Ngân sách:

               - Ngân sách là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng và phong cách thực đơn.

               - Doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiêu hợp lý để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

 

Ngoài ra, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố khác như:

 

+ Sở thích của khách mời: Doanh nghiệp cần lựa chọn thực đơn phù hợp với khẩu vị và sở thích của khách mời.

+ Số lượng khách mời: Doanh nghiệp cần lựa chọn thực đơn phù hợp với số lượng khách mời để đảm bảo đủ thức ăn cho tất cả mọi người.

+ Dịch vụ đi kèm: Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín để đảm bảo chất lượng thực phẩm và dịch vụ đi kèm.

 

Các dịch vụ đi kèm khi tổ chức chương trình Gala Dinner

 

Dịch vụ đi kèm là những yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công cho chương trình Gala Dinner. Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng các dịch vụ đi kèm sau đây:

 

1. Trang trí sân khấu

 

+ Trang trí sân khấu cần phù hợp với chủ đề chương trình và tạo ấn tượng cho khách mời.

+ Doanh nghiệp có thể lựa chọn trang trí đơn giản hoặc trang trí sang trọng tùy theo ngân sách.

 

 

2. Âm thanh ánh sáng

 

+ Hệ thống âm thanh ánh sáng cần phù hợp với quy mô chương trình và đảm bảo chất lượng âm thanh tốt nhất.

+ Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín để đảm bảo hệ thống âm thanh ánh sáng hoạt động ổn định trong suốt chương trình.

 

3. MC

 

+ MC đóng vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt chương trình và tạo không khí vui vẻ cho khách mời.

+ Doanh nghiệp nên lựa chọn MC có kinh nghiệm và phù hợp với phong cách chương trình.

 

4. Chương trình biểu diễn nghệ thuật

 

+ Chương trình biểu diễn nghệ thuật góp phần giải trí và tạo bầu không khí sôi động cho chương trình. 

+ Doanh nghiệp có thể lựa chọn các tiết mục biểu diễn phù hợp với chủ đề chương trình và khẩu vị của khách mời.

 

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cân nhắc các dịch vụ đi kèm khác như:

+ Quay phim chụp ảnh

+ Cho thuê trang phục

+ Dịch vụ vận chuyển

 

 

Các khoản chi phí khác

 

Ngoài những khoản chi phí chính như thuê địa điểm, thực đơn, dịch vụ đi kèm, doanh nghiệp cần dự trù thêm cho một số khoản chi phí khác như:

 

+ In ấn thiệp mời: Thiệp mời là ấn phẩm đầu tiên mà khách mời nhận được, do đó cần thiết kế đẹp mắt và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định số lượng thiệp mời cần in và lựa chọn nhà in uy tín để đảm bảo chất lượng.

+ Quà tặng cho khách mời: Quà tặng là món quà lưu niệm thể hiện lời cảm ơn của doanh nghiệp đến khách mời. Doanh nghiệp có thể lựa chọn quà tặng phù hợp với ngân sách và khẩu vị của khách mời.

+ Chi phí phát sinh: Trong quá trình tổ chức chương trình, có thể phát sinh một số khoản chi phí ngoài dự kiến như chi phí vận chuyển, chi phí sửa chữa… Doanh nghiệp nên dự trù một khoản chi phí phát sinh để đảm bảo không bị ảnh hưởng đến ngân sách chung.

 

Dưới đây là một số khoản chi phí phát sinh khác:

​​​​​​​+ Chi phí bảo vệ

+ Chi phí dọn dẹp vệ sinh

+ Chi phí bảo hiểm

+ Chi phí phát sinh khác

 

HẠNG MỤC	CHI PHÍ DỰ KIẾN (VNĐ)	GHI CHÚ
Thuê địa điểm	10.000.000 – 30.000.000	Tùy thuộc vào vị trí, loại hình, sức chứa của địa điểm
Trang trí sân khấu	5.000.000 – 10.000.000	Tùy thuộc vào nhu cầu trang trí
Âm thanh, ánh sáng	3.000.000 – 5.000.000	Tùy thuộc vào quy mô chương trình
MC	2.000.000 – 5.000.000	Tùy thuộc vào danh tiếng và kinh nghiệm của MC
Chương trình biểu diễn nghệ thuật	5.000.000 – 20.000.000	Tùy thuộc vào loại hình và số lượng tiết mục
Thực đơn	300.000 – 1.000.000/người	Tùy thuộc vào chất lượng và phong cách thực đơn
Nước uống	100.000 – 200.000/người	Tùy thuộc vào loại nước uống
In ấn thiệp mời	1.000.000 – 2.000.000	Tùy thuộc vào số lượng và chất lượng thiệp
Quà tặng cho khách mời	50.000 – 500.000/người	Tùy thuộc vào loại quà tặng
Nhân sự phục vụ	1.000.000 – 2.000.000	Tùy thuộc vào số lượng nhân viên và yêu cầu phục vụ
Chi phí khác	2.000.000 – 5.000.000	Bao gồm các khoản chi phí phát sinh khác

 

Tổng chi phí dự kiến: 50.000.000 – 150.000.000 VND

 

Lưu ý:

 

+ Bảng chi phí trên chỉ mang tính chất tham khảo, chi phí thực tế có thể thay đổi tùy theo thời điểm và nhu cầu cụ thể của bạn.

+ Bạn cần lên kế hoạch chi tiết và cụ thể cho từng hạng mục chi phí để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm.

+ Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín và có giá cả cạnh tranh là yếu tố quan trọng để giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

 

Một số lưu ý quan trọng để quản lý tốt chi phí tổ chức cho chương trình

 

+ Lập kế hoạch chi tiết và cụ thể cho từng hạng mục chi phí.

+ Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín và có giá cả cạnh tranh.

+ Tận dụng các chương trình khuyến mãi, ưu đãi của nhà cung cấp.

+ Theo dõi và kiểm soát chặt chẽ chi phí trong quá trình tổ chức chương trình.

+ Lập bảng phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận.

 

 

Trên đây là những gợi ý của 5P EVENT cung cấp về Chi phí tổ chức một chương trình Gala Dinner chuyên nghiệp. Nếu bạn đang gặp vấn đề về ý tưởng hay cách triển khai nào và thông tin chi tiết có thể liên hệ với 5P. 5P EVENT sẽ giúp các bạn hoàn thành ý tưởng một cách hoàn hảo.

 

 

Với gần 5 năm kinh nghiệm trong ngành Truyền thông & Sự kiện, 5P EVENT từng hợp tác, triển khai bộ nhận diện thương hiệu cho nhiều đơn vị lớn như Sunjin Vina, Samtec, Vifon, Vietjet Air … dựa trên tinh thần sáng tạo và tính cách đặc trưng của doanh nghiệp. Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ Tổ chức sự kiện quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với 5P EVENT theo số điện thoại: 037 236 3964/ 036 915 0431  hoặc email: info.marketingevent5p@gmail.com