Trong giai đoạn kinh tế có phần suy thoái và khó khăn hiện nay, thì việc tối ưu hoá chi phí tổ chức tiệc cuối năm là điều mà các doanh nghiệp đang chú trọng thực hiện. Vậy làm sao để vừa tổ chức tiệc tất niên thành công mỹ mãn, vừa tiết kiệm được chi phí cho công ty?
Dưới đây là các yếu tố tác động trực tiếp đến chi phí tất niên cuối năm, đồng thời 5P EVENT sẽ đề ra những giải pháp giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí trong cách tổ chức tiệc cuối năm cho công ty.
Trước hết doanh nghiệp cần lựa chọn, khảo sát địa điểm tổ chức tiệc tất niên. Dựa theo nhu cầu, tiêu chí và quy mô mà công ty có thể tham khảo một số địa điểm tổ chức sự kiện như resort, nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị… và dĩ nhiên ở mỗi không gian mức giá thuê sẽ có sự chênh lệch.
Hãy cân nhắc cân nhắc thật kỹ mục đích tổ chức và kinh phí cho phép để chọn địa điểm tổ chức phù hợp bạn nhé. Bên cạnh đó, cuối năm nên hầu hết các công ty đều tổ chức tiệc tất niên vậy nên giá thuê mặt bằng thường cao hơn so với bình thường. Các doanh nghiệp cần lên ý tưởng, thống nhất ngày giờ tổ chức để quyết định chọn địa điểm sớm nhất có thể.
Một cách tối ưu chi phí tiệc tất niên cuối năm hiệu quả cho các công ty, doanh nghiệp sở hữu khuôn viên hoặc sảnh rộng. Bạn có thể tận dụng địa điểm nơi làm việc để tổ chức tiệc tất niên. Điều này sẽ giúp bạn cắt giảm một phần chi phí.
Hầu hết khách mời tham dự tiệc tất niên đều là nhân viên của công ty, ngoài ra còn có thêm đối tác, khách hàng thân thiết… Công ty cần lập danh sách số lượng khách mời tham dự cụ thể để tiện lợi cho việc chuẩn bị địa điểm, chuẩn bị tiệc sao cho phù hợp. Tránh tình trạng số lượng khách mời quá ít nhưng địa điểm lại rộng lớn, điều này gây hao phí và tốn kém. Và tất nhiên, điều ngược lại cũng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng buổi tiệc.
Công ty có thể tham khảo danh sách khách mời các năm trước, thông thường số lượng khách mời tham dự tiệc cuối năm của công ty không có sự biến động nhiều. Để cho khách mời tham dự sự kiện đầy đủ, doanh nghiệp cần gửi thiệp trước khi tiệc tất niên diễn ra khoảng độ 7-10 ngày.
Một yếu tố khác ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí tiệc tất niên cuối năm là những yêu cầu từ phía công ty. Một buổi tiệc ấm cúng để tri ân nhân viên và khách hàng. Hay một buổi tiệc hoành tráng để kết thúc một năm lao động thắng lợi và hứa hẹn mở ra một năm mới bùng nổ hơn.
Với những yêu cầu khác nhau, thì chi phí tất niên cuối năm cũng sẽ khác nhau.
Đối với nhân sự sự kiện, hãy cân nhắc về khả năng nội bộ và sử dụng hợp lý nguồn lực sẵn có để tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, với những công việc mang tính chuyên môn và đòi hỏi sự lành nghề như ca sĩ, MC hãy quản lý sự kiện bạn nên lựa chọn những đơn vị cung cấp uy tín. Điều này sẽ giảm bớt gánh nặng công việc và mang đến cho bạn sự yên tâm hơn.
3.2. VỀ TRANG THIẾT BỊ
Cụ thể trong bảng chi phí tất niên cuối năm cần hoạch định hạng mục thuê âm thanh ánh sáng, bàn ghế… để phục vụ cho sự kiện. Âm thanh ánh sáng, doanh nghiệp có thể thuê từ các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
.png)
Đội ngũ nhân sự của đơn vị sẽ tư vấn, lắp đặt nhanh chóng, đúng tiến độ để bữa tiệc được diễn ra chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Thêm vào đó, setup bàn ghế trang trọng, thể hiện sự hoành tráng của tiệc tất niên cuối năm. Trước khi thuê thiết bị sự kiện, hãy quan sát xem công ty bạn đã có loại thiết bị đó chưa, và có đủ chất lượng để phục vụ sự kiện không? Nếu có, bạn hãy tận dụng để tiết kiệm chi phí nhé.
Không thể bỏ qua khâu trang trí sự kiện, đây là bước rất quan trọng để tạo điểm nhấn, vì thế cần phải có kế hoạch cụ thể và chi tiết. Thiết kế trang trí backdrop, standee, khu vực check-in, không gian tổ chức tiệc tất niên cuối năm sao cho thể hiện được chủ đề, truyền tải được thông điệp của doanh nghiệp tới khách mời tham dự.
Trong chi phí tất niên cuối năm không thể bỏ qua hạng mục phần tiệc. Thực đơn cho tiệc tất niên rất quan trọng cần lưu tâm và cân bằng giữa chi phí và khẩu phần ăn của mỗi quan khách để có kế hoạch phân bổ tài chính hợp lý.
Đối với một số công ty, doanh nghiệp không có kinh nghiệm trong việc tổ chức tất niên thì lựa chọn tối ưu nhất là thuê đơn vị tổ chức. Hiện nay, trên thị trường có nhiều công ty cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói với nhiều mức giá và dịch vụ hấp dẫn khác nhau.
Tuy nhiên, trước khi quyết định lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc tất niên cuối năm, quý khách hàng cần tìm hiểu kỹ về đơn vị đó. Sau đây là 2 tiêu chí cơ bản 5P EVENT gợi ý để đánh giá chất lượng của một đơn vị tổ chức sự kiện bạn nên tham khảo:
+ Hãy tham khảo các kênh truyền thông của đơn vị tổ chức sự kiện mà bạn nhắm đến. Một đơn vị tổ chức uy tín sẽ mang đến cho bạn sự chuyên nghiệp về nội dung và hình thức truyền thông của họ. Vì đây là cách gây ấn tượng đầu tiên đối với khách hàng. Bạn có thể theo dõi thông qua website, các nền tảng mạng xã hội của đơn vị tổ chức sự kiện để đánh giá chất lượng ban đầu.
+ Tham khảo các hình ảnh tổ chức tất niên trước đây và các sự kiện khác. Bạn hãy dành thêm ít thời gian để tham khảo các sự kiện khác mà đơn vị này tổ chức như: tổ chức khai trương, khánh thành, gala dinner hoặc các sự kiện hội nghị hội thảo khác. Một đơn vị uy tín và chuyên nghiệp luôn có chất lượng tổ chức đồng nhất bất kể sự kiện nào.
5P EVENT – Công ty tổ chức tiệc tất niên cuối năm trọn gói uy tín và chuyên nghiệp, với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện trọn gói, luôn được các công ty, doanh nghiệp đánh giá cao về cả chất lượng dịch vụ đến chi phí thực hiện.’ Để có được sự kiện cuối năm thành công và tiết kiệm nhất hay liên hệ với 5P EVENT ngay hôm nay!
Hãy kết nối để có thông tin khuyến mãi
