Tổ chức sự kiện

1. Vì sao cần nắm rõ chi phí trước khi tổ chức lễ khai trương?

Khai trương là một trong những cột mốc quan trọng nhất của doanh nghiệp – đánh dấu sự khởi đầu cho hành trình kinh doanh, khẳng định thương hiệu trước khách hàng và đối tác.

Tuy nhiên, không ít người gặp khó khăn trong việc dự trù chi phí, dẫn đến việc “đội ngân sách” hoặc bỏ sót những hạng mục quan trọng. Hiểu rõ các khoản chi cần thiết và biết cách phân bổ hợp lý ngân sách chính là bước đầu để có một buổi lễ khai trương trọn vẹn – vừa chuyên nghiệp, vừa tiết kiệm.

2. Các hạng mục chi phí chính trong lễ khai trương

Chi phí tổ chức một buổi lễ khai trương thường được chia thành 6 nhóm chính, tùy theo quy mô, địa điểm và yêu cầu của từng thương hiệu:

2.1. Chi phí thuê địa điểm

Nếu tổ chức ngay tại cửa hàng hoặc văn phòng, bạn có thể tiết kiệm đáng kể. Nhưng với các sự kiện lớn (chuỗi khai trương, thương hiệu cao cấp), việc thuê không gian ngoài trời, trung tâm thương mại, hoặc hội trường sẽ giúp tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn.

Chi phí thuê địa điểm thường chiếm 10–20% tổng ngân sách.

2.2. Chi phí trang trí và thi công sự kiện

Bao gồm: cổng chào, backdrop, sân khấu, bàn ghế, thảm đỏ, bóng bay, hoa tươi, bandroll, banner chúc mừng, khu vực check-in,...

Đây là phần thể hiện bộ mặt thương hiệu, nên cần được đầu tư kỹ lưỡng, đặc biệt với doanh nghiệp muốn tạo ấn tượng mạnh trong ngày đầu ra mắt.

2.3. Chi phí âm thanh – ánh sáng – màn hình LED

Một buổi lễ khai trương thành công không thể thiếu hệ thống âm thanh, ánh sáng và màn LED chất lượng.
Các yếu tố này giúp tôn vinh phần nghi thức, tạo hiệu ứng sân khấu chuyên nghiệp và mang lại trải nghiệm sống động cho khách tham dự.

2.4. Chi phí nhân sự sự kiện

Bao gồm MC, PG/PB đón khách, đội múa lân – đánh trống, lễ tân, điều phối, quay phim – chụp hình,…
Nhân sự chuyên nghiệp chính là “linh hồn” của buổi lễ, giúp mọi khâu vận hành nhịp nhàng và đúng kịch bản.

2.5. Chi phí quà tặng và tiệc nhẹ

Tùy quy mô, bạn có thể chuẩn bị nước uống, bánh ngọt, tiệc cocktail, hoặc quà tặng nhỏ như voucher, túi vải, sản phẩm mẫu,...
Chi phí cho phần này chiếm khoảng 5–15% tổng ngân sách, nhưng lại là yếu tố tạo thiện cảm và giữ chân khách hàng cực tốt.

2.6. Chi phí truyền thông – marketing

Để buổi lễ không chỉ “đẹp” mà còn “lan tỏa”, hãy đầu tư cho hoạt động truyền thông:

- Livestream khai trương

- Booking KOL/KOC

- Đăng bài PR, chạy quảng cáo khai trương

- Chụp ảnh recap, video highlight để đăng lại sau sự kiện

Những hoạt động này giúp gia tăng hiệu ứng truyền thông và thu hút khách hàng mới ngay trong ngày đầu mở bán.

3. Báo giá tổ chức lễ khai trương – tham khảo theo quy mô

Tùy quy mô và yêu cầu, chi phí tổ chức lễ khai trương trọn gói hiện nay dao động:

- Khai trương quy mô nhỏ (30–50 khách): khoảng 15 – 25 triệu đồng

- Khai trương trung bình (80–150 khách): khoảng 30 – 60 triệu đồng

- Khai trương lớn (trên 200 khách): từ 70 triệu đồng trở lên, có thể lên đến 150–200 triệu đồng nếu đầu tư concept riêng, màn LED lớn, hoặc tiết mục nghệ thuật đặc biệt.

Lưu ý: Mức giá trên chỉ mang tính tham khảo. Mỗi thương hiệu sẽ có yêu cầu khác nhau về phong cách decor, thiết bị, nhân sự, địa điểm nên chi phí thực tế có thể chênh lệch.

4. Mẹo tối ưu ngân sách khi tổ chức lễ khai trương

Không phải cứ chi nhiều tiền mới có buổi lễ ấn tượng. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tiết kiệm mà vẫn chuyên nghiệp:

4.1. Ưu tiên chọn gói dịch vụ trọn gói

Thuê lẻ từng hạng mục dễ khiến chi phí đội lên, trong khi các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường có sẵn thiết bị, decor và nhân sự với giá ưu đãi hơn khi chọn combo khai trương trọn gói.

4.2. Tận dụng không gian sẵn có

Nếu cửa hàng hoặc văn phòng có mặt tiền đẹp, bạn có thể tận dụng để làm không gian khai trương, chỉ cần đầu tư backdrop và sân khấu nhỏ là đủ.

4.3. Giới hạn phần tiết mục biểu diễn

Không nhất thiết phải có quá nhiều tiết mục. Một màn múa lân mở màn, kết hợp âm nhạc và MC chuyên nghiệp là đã đủ tạo không khí sôi động.

4.4. Đầu tư vào yếu tố hình ảnh và video

Thay vì chi quá nhiều cho phần trang trí, hãy dành một phần ngân sách cho quay phim, chụp ảnh – đây là tư liệu truyền thông cực kỳ quan trọng, có thể sử dụng lại nhiều lần cho kênh Facebook, TikTok, website,...

5. Lựa chọn đơn vị tổ chức giúp bạn tối ưu chi phí hiệu quả nhất

Tự tổ chức có thể tiết kiệm trước mắt, nhưng lại tốn nhiều thời gian, dễ phát sinh chi phí ẩn. 5P Event – với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm lễ khai trương trên toàn quốc – luôn mang đến giải pháp tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp, bao gồm:

- Gói khai trương trọn gói theo ngân sách

- Dịch vụ âm thanh – ánh sáng – sân khấu – backdrop – MC – múa lân

- Đội ngũ tư vấn hỗ trợ từ khâu ý tưởng đến vận hành thực tế

Với 5P EVENT, bạn không chỉ có một buổi lễ khai trương thành công mà còn mở đầu hành trình kinh doanh trọn vẹn may mắn và ấn tượng.