Tổ chức sự kiện

Hãy để toàn bộ nhân viên bùng nổ, mãn nhãn với kế hoạch tổ chức Year End Party khác biệt, độc đáo hơn bao giờ hết. 

 

TỔNG QUAN VỀ SỰ KIỆN

 

Ý nghĩa của việc tổ chức Year End Party cho doanh nghiệp

 

Tổ chức Year End Party cho doanh nghiệp không chỉ là một hoạt động giải trí đơn thuần mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng đối với môi trường làm việc và sự phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do tại sao cần tổ chức Year End Party cho doanh nghiệp:

 

+ Tạo sự gắn kết và tinh thần đồng đội: Year End Party là dịp để mọi người trong doanh nghiệp có thể gặp gỡ, trò chuyện và tạo mối quan hệ ngoài công việc. Việc tạo ra một không gian thân thiện và vui vẻ giúp tăng cường tinh thần đồng đội, gắn kết giữa các thành viên trong công ty.

 

+ Tôn vinh thành tích và nỗ lực: Year End Party là thời điểm lý tưởng để công nhận và tôn vinh những thành tựu và nỗ lực của các nhân viên trong năm qua. Việc công nhận sẽ giúp tạo động lực cho nhân viên tiếp tục làm việc chăm chỉ và phấn đấu hơn trong tương lai.

 

+ Thúc đẩy sự giao lưu và giao tiếp: Year End Party cung cấp cơ hội cho nhân viên giao lưu và kết nối với nhau ngoài môi trường làm việc thông thường. Việc tạo ra một môi trường thoải mái và vui vẻ sẽ khuyến khích sự giao tiếp giữa các bộ phận và tầng lớp trong công ty.

 

+ Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp: Việc tổ chức một Year End Party thành công không chỉ tạo được ấn tượng tốt đẹp đối với nhân viên mà còn có thể tác động tích cực đến hình ảnh của doanh nghiệp trong cộng đồng và với đối tác kinh doanh.

 

+ Thúc đẩy sự hài lòng và sự trung thành của nhân viên: Year End Party là dịp để nhà quản lý và doanh nghiệp thể hiện sự cảm kích và quan tâm đến nhân viên. Sự quan tâm này có thể tạo ra một cảm giác hài lòng và tăng sự trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp.

 

 

Tóm lại, việc tổ chức Year End Party không chỉ mang lại những giây phút vui vẻ cho nhân viên mà còn góp phần vào việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực và tăng cường sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

 

PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

 

1. Đối tượng tham gia và số lượng người tham dự

 

Xác định đối tượng tham gia của sự kiện:

 

+ Nhân viên: Phân loại theo các bộ phận, phòng ban, cấp bậc trong công ty để đảm bảo mỗi đối tượng đều được quan tâm đến.

 

+ Gia đình và người thân: doanh nghiệp có thể cân nhắc mời thêm gia đình và người thân của nhân viên tham dự để tạo không khí gần gũi và ấm áp nhất trong bữa tiệc cuối năm.

 

+ Đối tác kinh doanh: đối với những sự kiện cuối năm, công ty có thể mời các đối tác kinh doanh thân thiết để tăng cường mối quan hệ, tạo cơ hội giao lưu, kết nối và là dịp để gửi lời cảm ơn chân thành đến họ.

 

 

2. Cần xác định rõ đối tượng tham dự chương trình phù hợp với tính chất sự kiện

 

Xác định số lượng người tham dự:

 

+ Dựa vào quy mô của doanh nghiệp và sự kiện để đưa ra quyết định số lượng người tham dự cho phù hợp nhất. Cần xem xét sức chứa tối đa của địa điểm tổ chức, ngân sách, và mục tiêu của sự kiện.

+ Nếu công ty muốn tạo không gian gần gũi và thoải mái, có thể giới hạn số lượng người tham dự. Ngược lại, nếu muốn tạo ra một bữa tiệc lớn và hoành tráng, có thể mở rộng số lượng người tham dự.

 

3. Ngân sách dành cho sự kiện

 

Yếu tố ngân sách đầu tư của doanh nghiệp dành cho sự kiện Year End Party là một phần quan trọng trong quá trình lập kế hoạch và tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi phân tích ngân sách cho sự kiện này:

 

+ Xác định ngân sách tổng thể: Xác định mức ngân sách tổng thể mà doanh nghiệp sẵn lòng đầu tư cho sự kiện Year End Party. Ngân sách này cần phản ánh được khả năng tài chính và mục tiêu của doanh nghiệp.

 

+ Xác định chi phí cố định và biến đổi:

 

1. Phân biệt giữa chi phí cố định như thuê địa điểm, thiết bị hạng mục sản xuất và chi phí biến đổi như thực đơn, giải thưởng, và giải trí.

2. Loại chi phí này cần dựa vào ngân sách tổng thể để phân bổ chi phí cho từng mục đích cụ thể.

 

+ Xác định chi phí truyền thông:

 

1. Xác định chi phí truyền thông kích thích tham dự sự kiện như gửi thư mời online/offline, quảng cáo, và truyền thông trên các kênh văn hóa nội bộ hoặc kênh dành cho đối tác.

2. Chi phí này cần được kiểm soát để đảm bảo hiệu quả trong việc tạo ra sự quan tâm và tham gia sự kiện.

 

+ Chi phí dự phòng phát sinh: luôn luôn dành một khoản chi phí dự phòng phát sinh trên 5% tổng ngân sách trường hợp để giải quyết các vấn đề hạng mục không nằm trong kế hoạch.

 

+ Tối ưu hóa nguồn lực: Xem xét các phương án tối ưu hóa nguồn lực như hợp tác với đối tác hoặc nhà tài trợ để giảm thiểu chi phí, hoặc sử dụng các nguồn lực nội bộ của doanh nghiệp một cách hiệu quả.

 

+ Đánh giá ROI (Return on Investment):

 

1. Đánh giá ROI để đảm bảo rằng ngân sách đầu tư vào sự kiện Year End Party mang lại giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp.

2. Điều này có thể bao gồm việc đo lường sự hài lòng của nhân viên, cải thiện mối quan hệ đối tác, và tạo ra hiệu ứng lan tỏa tích cực trong cộng đồng công ty.

 

 

4. Địa điểm và thời gian tổ chức

 

Thời gian:

 

- Lựa chọn thời gian phù hợp với lịch làm việc của nhân viên và đối tác kinh doanh là quan trọng nhất. Tránh các ngày nghỉ lễ hoặc các ngày quan trọng khác bởi nhiều người có thể có kế hoạch riêng.

- Thời gian cuối năm thường là lựa chọn phổ biến cho Year End Party vì nó phản ánh được ý nghĩa của sự kiện, kết thúc một năm làm việc và chào đón năm mới. Thường các tháng 10 đổ về cuối năm là hợp lý.

 

 

Địa điểm:

 

- Chọn địa điểm gần với văn phòng hoặc nơi làm việc của nhân viên để tiện lợi cho việc di chuyển và tăng khả năng tham gia.

- Địa điểm cần phải có sức chứa đủ cho số lượng người dự kiến tham dự, đồng thời đảm bảo không gian thoải mái và phù hợp với phong cách của sự kiện.

- Nên lựa chọn những địa điểm hiện đại, sang trọng nếu ngân sách cho phép như 1 món quà dành tặng nhân viên khi đã cố gắng nỗ lực làm việc cả 1 năm qua.

 

 

Chủ đề và phong cách của Year End Party

 

Khi lựa chọn chủ đề và phong cách cho Year End Party, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như văn hóa tổ chức, sở thích của nhân viên và mục tiêu của sự kiện. Chủ đề và phong cách cần phản ánh được bản chất và giá trị của doanh nghiệp, đồng thời mang lại cảm giác vui vẻ và độc đáo cho các khách mời.

 

Một số ý tưởng chủ đề và phong cách phổ biến có thể bao gồm:

 

- Thế giới cổ tích: Tạo ra một không gian lãng mạn và kỳ diệu với trang trí và trang phục theo chủ đề cổ tích, từng góc phòng của Year End Party đều mang đến cảm giác như trong một câu chuyện.

- Gatsby Party: Lấy cảm hứng từ thập niên 1920 với phong cách lịch lãm, sang trọng và lôi cuốn. Trang trí bằng những đèn neon lấp lánh, âm nhạc jazz và những bữa tiệc ăn uống xa hoa.

- Nền văn hóa địa phương: Tôn vinh và kỷ niệm văn hóa và truyền thống đặc biệt của địa phương, bằng cách sử dụng trang phục, trang trí và thực đơn phản ánh nét độc đáo của địa điểm đó.

- Party Night: Tạo ra một không gian phong cách khoa học viễn tưởng với trang trí ánh sáng, sao chổi giả lập và không gian mở để khám phá và tương tác.

- Thiên nhiên và môi trường: Tạo ra một không gian xanh mát với trang trí cây cối, hoa lá và ánh sáng tự nhiên, kết hợp với hoạt động ngoài trời và thực đơn sức khỏe.

 

 

Xây dựng kế hoạch chi tiết

 

Bước 1: Lập kế hoạch và phân công công việc

 

a) Xác định tổ chuyên trách: như rất nhiều sự kiện khác, doanh nghiệp cần phân chia từng tổ đội phụ trách riêng biệt các nhiệm vụ khác nhau để tránh trùng lặp. Một số tổ đội chính:

 

- Tổ nội dung: xây dựng concept, ý tưởng và kịch bản toàn bộ chương trình.

- Tổ thiết kế: xây dựng và lên ý tưởng thiết kế cho toàn bộ sự kiện.

- Tổ sản xuất: phụ trách sản xuất các hạng mục nằm trong chương trình: sân khấu, photo booth, âm thanh ánh sáng…

- Tổ hậu cần: phụ trách toàn bộ hạng mục ăn tiệc, booking địa điểm, giải thưởng quà tặng, đưa đón di chuyển, ăn ở…

 

b) Xác định ngân sách:

 

- Xác định số tiền có thể chi cho Year End Party dựa trên ngân sách chung của công ty.

- Lập dự toán chi phí cho từng hạng mục: địa điểm, catering, trang trí, âm thanh, ánh sáng, quà tặng,…

 

Bước 2: Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức

 

- Xem xét các lựa chọn địa điểm phù hợp: doanh nghiệp tiến hành tìm kiếm các phương án địa điểm khác nhau nhằm đưa ra quyết định cuối cùng. Một số lưu ý khi lựa chọn địa điểm: nên lựa chọn những nơi có trần cao, không dính cột quá nhiều, dịch vụ hỗ trợ nhiệt tình và nhanh chóng để thuận tiện nhất khi tổ chức.

- Đặt lịch và xác định thời gian tổ chức

 

 

Bước 3: Lên ý tưởng và thiết kế chương trình sự kiện

 

a) Xác định chủ đề và phong cách

b) Xây dựng kịch bản chương trình chính

 

Tổ nội dung xây dựng agenda (kịch bản) chương trình dự kiến bao gồm các phần điển hình như: checkin đón khách, opening performance, phát biểu khai mạc, văn nghệ biểu diễn, vinh danh cá nhân/tập thể, định hướng kế hoạch 2024, nhập tiệc, giao lưu…

 

Bước 4: Xây dựng kế hoạch truyền thông và mời khách

 

Doanh nghiệp chuẩn bị thư mời, đối với nhân viên nội bộ cần gửi email thư mời online, đối với khách mời đối tác nên gửi thư mời offline đến tận tay để thể hiện sự trân trọng. Bên cạnh đó đối với các kênh truyền thông nội bộ cần liên tục đẩy mạnh các thông tin về sự kiện Year End Party.

 

Bước 5: Triển khai và đánh giá

 

Trước khi sự kiện chính thức được diễn ra, các tổ đội cần họp lại với nhau một buổi checklist các công việc để xem có bỏ sót hạng mục nào hay không, hay có đang phát sinh hạng mục nào để nắm bắt tổng quan các hạng mục.

 

Khi sự kiện bắt đầu, nhân sự các tổ cần sẵn sàng tại các vị trí: kỹ thuật, sân khấu, tiệc trà để chạy chương trình cùng giải quyết phát sinh, mỗi khu vực cần có một trưởng nhóm điều phối chung theo kịch bản thống nhất.

 

Để đánh giá hiệu quả sự kiện Year End Party, BTC chương trình có thể lập một bảng khảo sát ngắn với nhân viên và đối tác tham gia, đơn giản bằng các icon vui hay buồn từ đó dễ dàng nắm bắt được cảm xúc chung.

 

 

Kết luận

 

Việc tổ chức sự kiện Year End Party là vô cùng cần thiết và quan trọng bởi đây như một món quà của doanh nghiệp dành riêng cho CBNV sau một năm làm việc miệt mài và nỗ lực. Bên cạnh đó, đây cũng là dịp để dành sự tri ân, vinh danh đến những cá nhân, tập thể xuất sắc, khích lệ tinh thần để khởi đầu một năm mới hiệu quả và thành công.

 

Một số lưu ý khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện Year End Party:

 

1. Chủ đề: chủ đề hình cho sự kiện này cần vui vẻ, sôi nổi, tiệc tùng để tất cả mọi người có thể diện lên mình những trang phục lấp lánh, đẹp đẽ nhất.

2. Địa điểm: cần booking địa điểm sớm ít nhất trước 2-3 tháng do thời điểm cuối năm có rất nhiều doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức Year End Party. Đặc biết nếu công ty có nhu cầu tổ chức đi nghỉ dưỡng thì việc booking lưu trú cần được đặt sớm hơn bao giờ hết.

3. Vinh danh: doanh nghiệp cũng nên đầu tư vào phần vinh danh cá nhân/tập thể, trong đó cũng ưu tiên tập thể nào cũng sẽ có một giải thưởng ghi nhận nhất định để khuyến khích tinh thần làm việc.

4. Văn nghệ: để tăng thêm phần giao lưu cho chương trình doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn những tiết mục văn nghệ nội bộ “cây nhà lá vườn” biểu diễn tại sự kiện.

 

​​​​​​​

 

Với gần 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Event Management, 5P EVENT vinh dự là đối tác chiến lược của nhiều Tập đoàn, doanh nghiệp trong & ngoài nước. Bằng sức sáng tạo không giới hạn cùng năng lực triển khai thần tốc, chúng tôi đã tổ chức thành công nhiều sự kiện Year End Party để lại dấu ấn khác biệt và bùng nổ. Liên hệ 5P EVENT ngay hôm nay để nhận tư vấn qua hotline: 036.915.0431 hoặc 037.236.3964