Sự kiện Year End Party là sự kiện vô cùng quan trọng, được xem là sự kiện thường niên của mỗi công ty vào dịp cuối năm. Vậy làm sao để có được một sự kiện cuối năm trọn vẹn, đầy đủ ý nghĩa nhất, hãy cùng 5P EVENT tìm hiểu cách lên kịch bản tổ chức YEP 2023 chi tiết nhất trong bài viết này nhé.
Một chủ đề mới lạ, một ý tưởng concept hấp dẫn được xem như “chìa khóa” thành công của buổi tiệc Year End Party. Kịch bản Year End Party phải vừa thể hiện ý nghĩa và thông điệp của buổi tiệc, vừa tạo được ấn tượng và thu hút những người tham gia.
Kịch bản Year End Party rất đa dạng và không giới hạn trong một khuôn khổ nào cả, công ty có thể sáng tạo ra những phong cách độc đáo riêng.
Một số ý tưởng mà công ty có thể tham khảo như: kịch bản Year End Party theo phong cách Tết Việt Nam với tông màu chủ đạo là màu đỏ kết hợp với các chi tiết liên quan như cành đào, đèn lồng, pháo hoa,… kịch bản Year End Party tổ chức ngoài bãi biển, kịch bản Year End Party phong cách Gala Dinner ấm cúng kết hợp với tiệc khiêu vũ, kịch bản Year End Party kết hợp team building,…
Số lượng khách mời tham dự buổi tiệc tất niên Year End Party sẽ tùy thuộc vào quy mô và nội dung của bữa tiệc. Cần lên danh sách khách mời sao cho phù hợp, tránh trường hợp số lượng khách tham gia quá đông, dẫn đến tình trạng quá tải, mất kiểm soát và gây ra những rắc rối không đáng có cho bữa tiệc.
Thời gian tổ chức tiệc tất niên cuối năm cần được ấn định sao cho phù hợp với thời gian rảnh của đa số khách mời, thông thường sẽ vào cuối tuần của tuần cuối tháng. Công ty cũng lưu ý là không nên tổ chức buổi tiệc quá muộn, thời gian sự kiện quá ngắn khiến cho buổi tiệc không đạt được mục đích hay quá dài khiến khách mời nhàm chán.
5P EVENT gợi ý nên tổ chức vào khung giờ từ 18h00 và kéo dài tầm 150 phút. Về địa điểm tổ chức, công ty có thể chọn tổ chức bữa tiệc với không gian trong nhà (khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị,…) hoặc tổ chức ngoài trời (bãi biển, khu du lịch,…) tùy theo chủ đề và ý tưởng đặt ra. Yêu cầu về địa điểm gồm có: địa chỉ dễ tìm, gần trung tâm, có sân khấu rộng rãi, không gian tương xứng với số lượng khách mời, có bãi để xe rộng rãi.
Các tiết mục trong kịch bản Year End Party bao gồm chương trình văn nghệ và phần tiệc.
+ Chương trình văn nghệ trong kịch bản Year End Party có thể là các chương trình ca nhạc, hát, nhảy, múa, khiêu vũ, cuộc thi giữa các phòng ban,… được thực hiện bởi nhân viên hoặc nghệ sĩ khách mời, tiết mục vinh danh và trao thưởng cho nhân viên xuất sắc, chương trình bốc thăm trúng thưởng
+ Phần tiệc có thể được tính theo số lượng bàn hoặc theo số lượng món ăn, với đầy đủ các món như món khai vị, món chính, món tráng miệng và nước uống.
Dự trù ngân sách là bước rất quan trọng khi lên kịch bản Year End Party. Công ty phải lên phương án dự trù ngân sách sát với các khoản cần phải chi, gồm có: chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện, đồ ăn, thức uống, vật dụng trang trí (hoa, bóng bay,…), thuê âm thanh ánh sáng, mời nghệ sĩ đến biểu diễn văn nghệ, chi phí in ấn banner, thiệp mời, thuê thợ chụp ảnh, quay phim, chi phí dự phòng, chi phí phát sinh,…
Kịch bản Year End Party chi tiết, rõ ràng sẽ giúp cho ban tổ chức có thể kiểm soát chương trình tốt hơn, người tham dự cũng nắm được các tiết mục sẽ diễn ra để dễ dàng theo dõi. Một kịch bản Year End Party cần có những hạng mục sau:
+ Số thứ tự của các tiết mục được trình diễn trong buổi tiệc.
+ Tổng thời lượng của chương trình tiệc tất niên cuối năm và thời gian dự kiến của các tiết mục để ban tổ chức sắp xếp và phân bổ sao cho hợp lý.
+ Tên gọi của tiết mục, giúp cho ban tổ chức dễ dàng phân loại các tiết mục của kịch bản Year End Party.
+ Nhân sự thực hiện của từng tiết mục để MC có thể giới thiệu đúng tên người thực hiện lên biểu diễn
+ Kịch bản tất niên cuối năm Year End Party
+ Ghi chú về các yếu tố cần có để hỗ trợ cho tiết mục như đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,…
Một kịch bản Year End Party sẽ bao gồm 4 phần chính sau:
+ Phần mở đầu thường sẽ có lời chào khai mạc chương trình, tuyên bố lý do, giới thiệu về công ty và các khách mời tham dự bữa tiệc, các tiết mục văn nghệ mở màn,… Các tiết mục văn nghệ giúp khuấy động buổi tiệc tất niên
+ Phần nghi lễ: bài phát biểu của ban lãnh đạo và vinh danh, khen thưởng nhân viên xuất sắc,…
+ Phần tiệc: Mọi người cùng nâng ly chúc mừng và khai tiệc, ăn uống, có thể đan xen các tiết mục văn nghệ, ca nhạc hoặc giao lưu.
+ Phần kết: Thông báo kết thúc và gửi lời cảm ơn đến toàn bộ khách mời đã đến tham dự buổi tiệc Year End Party.
+ Khi viết kịch bản, công ty cần hiểu rõ về mục đích cốt lõi của bữa tiệc. Dựa vào đó để lên chủ đề, ý tưởng triển khai chương trình sao cho ấn tượng và thu hút.
+ Thông thường, một kịch bản Year End Party sẽ gồm hai loại đó là kịch bản chương trình (kịch bản tổng quát) và kịch bản chi tiết (kịch bản MC).
Trong đó, kịch bản chương trình sẽ thể hiện sự bao quát toàn bộ nội dung của buổi tiệc, được phía nhân sự tổ chức sử dụng để tiện quản lý lịch trình. Kịch bản chi tiết sẽ ghi rõ lời dẫn của MC, giúp MC có thể dẫn dắt câu chuyện một cách rành mạch và phù hợp với chủ đề của chương trình. Kịch bản tiệc tất niên cuối năm cần thể hiện thật cụ thể, chi tiết từng nội dung, thời gian của từng phần, nhân sự và thiết bị cho từng tiết mục,…
+ Âm thanh, ánh sáng cũng là yếu tố góp phần tạo nên sự hoành tráng và sôi động cho buổi tiệc Year End Party.
Với những chương trình có quy mô lớn, công ty nên liên hệ với những đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói và cho thuê thiết bị trọn gói để được hỗ trợ và dàn dựng chương trình chuyên nghiệp hơn.
Trên đây là toàn bộ thông tin về kịch bản, quy trình tất niên cuối năm Year End Party mà 5P EVENT muốn chia sẻ. Nếu cần thêm sự tư vấn và hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với 5P EVENT!
Hãy kết nối để có thông tin khuyến mãi
