Tổ chức sự kiện

Tổ chức Year End Party ngoài trời mang lại trải nghiệm mới lạ và không khí sôi động, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu chọn sai địa điểm. Cùng 5P EVENT điểm qua những điều cần tránh để đêm tiệc diễn ra suôn sẻ và đáng nhớ nhất.

1. Địa điểm không phù hợp với quy mô khách mời

Nhiều doanh nghiệp chọn địa điểm ngoài trời chỉ vì “đẹp” mà quên mất yếu tố quan trọng nhất: sức chứa. Nếu không ước lượng đúng số lượng khách, không gian có thể trở nên chật chội, thiếu chỗ ngồi hoặc ngược lại – quá trống trải khiến không khí bị loãng.
➡️ Hãy luôn xác định rõ số khách dự kiến, mô hình sân khấu – khu vực ăn uống – khu vực vui chơi để chọn nơi phù hợp.

2. Thiếu phương án dự phòng cho thời tiết

Một trong những rủi ro lớn nhất khi tổ chức Year End Party ngoài trời chính là thời tiết khó lường. Mưa bất chợt, gió lớn hay không khí quá lạnh đều có thể “phá hỏng” không khí buổi tiệc.
➡️ Luôn chuẩn bị phương án dự phòng, như lắp nhà bạt không gian, dù lớn che phủ, hoặc lựa chọn địa điểm có khu vực trong nhà liền kề để linh hoạt xử lý.

3. Hệ thống âm thanh – ánh sáng không đạt chuẩn

Ngoài trời là không gian mở, nên hệ thống kỹ thuật đòi hỏi công suất cao và cách bố trí chuyên nghiệp. Nếu thiết bị kém chất lượng hoặc lắp đặt sai kỹ thuật, khách sẽ nghe không rõ tiếng MC, ca sĩ hoặc bị chói mắt bởi ánh sáng sai hướng.
➡️ Đừng tiếc chi phí thuê đơn vị âm thanh – ánh sáng chuyên nghiệp, vì đây chính là yếu tố quyết định trải nghiệm của toàn bộ đêm tiệc.

4. Địa điểm khó di chuyển hoặc thiếu tiện ích cơ bản

Một địa điểm đẹp nhưng quá xa trung tâm, đường vào nhỏ hoặc không có bãi xe đủ rộng cũng khiến khách mời e ngại tham dự. Bên cạnh đó, nếu khu vực không có WC, phòng thay đồ, điện dự phòng, chương trình sẽ gặp nhiều bất tiện.
➡️ Ưu tiên chọn địa điểm dễ tiếp cận, có đầy đủ tiện nghi và hỗ trợ kỹ thuật cho sự kiện.

5. Không khảo sát thực tế trước khi ký hợp đồng

Rất nhiều doanh nghiệp chỉ xem hình ảnh hoặc video giới thiệu mà không đến tận nơi khảo sát. Điều này dễ dẫn đến việc địa điểm thực tế khác xa kỳ vọng, hoặc gặp những giới hạn về âm thanh, giờ tổ chức, an ninh mà bạn không hề biết.
➡️ Luôn đến trực tiếp khảo sát trước khi chốt địa điểm để đảm bảo mọi thứ khớp với kế hoạch Year End Party của công ty.

Kết luận

Một đêm tiệc Year End Party ngoài trời hoàn hảo không chỉ nằm ở ý tưởng hay ngân sách, mà còn phụ thuộc rất lớn vào địa điểm tổ chức phù hợp. Tránh những sai lầm trên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đảm bảo chương trình diễn ra trọn vẹn và để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng nhân viên.

Liên hệ ngay 5P EVENT để được tư vấn địa điểm, concept và timeline tổ chức Year End Party trọn gói – chuyên nghiệp, sáng tạo và phù hợp ngân sách doanh nghiệp của bạn.