Chương trình trình tổ chức hội nghị khách hàng cũng giống như những sự kiện khác, luôn cần một quy trình tổ chức sự kiện bài bản, chuyên nghiệp. Nếu không xác lập được quy trình, sẽ không rạch ròi trong từng khâu và công việc cần thực hiện, từ đó gây khó khăn trong việc tổ chức.
Hãy cùng 5P EVENT, tìm hiểu quy trình chuẩn bị tổ chức hội nghị khách hàng hoàn chỉnh nhất nhé!
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng là xác định mục tiêu mà hội nghị hướng đến. Để làm rõ được nội dung này, doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu xem họ hướng đến đối tượng nào? Với ý nghĩa gì? Lợi ích sau khi tổ chức là gì?
Bất kỳ sự kiện nào cũng phải có mục đích và mục tiêu. Vì nó là thước đo đánh giá sự thành công của một sự kiện
Địa điểm, thời gian là 2 yếu tố chủ chốt khi bắt tay vào tổ chức sự kiện. Trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng, doanh nghiệp cần có một thời điểm cụ thể. Nên chọn ngày nghỉ hoặc buổi tối để thuận tiện cho khách mời hơn.
Bên cạnh đó, khi xác định được mục đích tổ chức và đối tượng tham dự, chắc chắn doanh nghiệp sẽ chọn được địa điểm phù hợp. Không gian và thời gian phù hợp không chỉ tạo sự thoải mái cho người tổ chức mà còn cho khách mời dễ dàng sắp xếp công việc
Kịch bản chi tiết chính là nội dung chính của toàn bộ sự kiện. Cái mà ảnh hưởng đến thành công nhiều nhất trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Kịch bản cần bao gồm toàn bộ các tiết mục, phân công nhân sự, thời gian cụ thể, cũng như rủi ro cần tránh,… càng cụ thể càng dễ thực hiện.
Một kịch bản chi tiết sẽ giúp cho chương trình diễn ra suôn sẻ hơn.
Như đã đề cập ở trên, việc phân công nhân sự sẽ được ghi chi tiết trong kịch bản. Tuy nhiên cũng cần phổ biến công việc của từng người, tạo môi trường làm việc theo nhóm. Có sự hỗ trợ, giám sát lẫn nhau một cách thuần tục, nhuần nhuyễn nhất.
Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng tiếp theo là công đoạn gửi thư mời. Thư mời không chỉ là để thông báo địa điểm, thời gian. Mà còn thể hiện sự tôn trọng của nhà tổ chức với khách mời.
Nên gửi thư mời từ sớm, ít nhất là 2 tuần trước khi sự kiện được tổ chức. Để khách mời xác nhận và dễ dàng chuẩn bị đồ ăn, thức uống, chỗ ngồi,…
Để đến bước chuẩn bị trước chương trình, còn rất nhiều khâu set-up khác. Chẳng hạn như dựng sân khấu - âm thanh – ánh sáng, thi công backdrop, tổng duyệt chương trình ...
Nhưng trước khi chương trình được tổ chức; cần kiểm tra lại tất cả các hạng mục, tổng duyệt sân khấu, chỉnh đốn toàn bộ nhân sự,… Nhằm đảm bảo mọi thứ đều theo đúng kịch bản trước khi hội nghị bắt đầu.
Chăm sóc khách hàng là khâu quan trọng nhất sau mỗi sự kiện. Nó sẽ cho doanh nghiệp biết hội nghị của mình có đạt được mục đích đề ra hay không. Hơn hết, đây cũng là cơ hội để thể hiện sự quan tâm của mình với khách hàng. Khẳng định được hình ảnh và ấn tượng doanh nghiệp để thu hút khách hàng sau này.
Hãy để quy trình tổ chức hội nghị khách hàng này được hiện thực hóa bởi 5P EVENT, cùng những kinh nghiệm trực quan của mình. Chúng tôi - Những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong tất cả các sự kiện lớn nhỏ trên cả nước.
Hãy kết nối để có thông tin khuyến mãi
