Tổ chức sự kiện

1. Tổng quan về lễ kỷ niệm thành lập công ty

 

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là một cột mốc quan trọng đánh dấu quá trình hình thành & phát triển của doanh nghiệp. Đây chính là cơ hội tốt để toàn thể đội ngũ lãnh đạo, cán bộ nhân viên & các đối tác cùng nhìn lại hành trình phát triển, đánh giá các thành tựu & kết quả đạt được trong suốt chặng đường đã qua.

 

 

Lễ kỷ niệm cũng là thời điểm tuyệt vời để tri ân đội ngũ nhân viên, đối tác, khách hàng đã cùng đồng hành, ủng hộ quý doanh nghiệp trong suốt hành trình phát triển.

 

Vì lễ kỷ niệm này cũng là ngày sinh nhật công ty nên dễ gây ra sự nhầm lẫn. Trên thực tế, hai sự kiện này khác nhau về mặt bản chất, mục tiêu & đối tượng tham dự, cụ thể:

 

+ Sinh nhật công ty: Sự kiện diễn ra vào ngày thành lập công ty, thường được tổ chức hàng năm tại văn phòng công ty và chỉ có nhân viên công ty tham gia. Bữa tiệc sinh nhật thường sẽ khá đơn giản, ấm cúng và gần gũi.

 

+ Lễ kỷ niệm thành lập công ty: Sự kiện thường được tổ chức theo các mốc 5 năm, 10 năm, 20 năm,… vào ngày thành lập công ty với quy mô lớn tại các trung tâm sự kiện hoặc khách sạn 5 sao & được tổ chức bài bản (cũng có nhiều doanh nghiệp tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty hàng năm như TOTO, Sconnect,…).

 

 

Vào lễ kỷ niệm, ngoài cán bộ nhân viên nội bộ, doanh nghiệp sẽ mời các đối tác, khách hàng và cả các đơn vị truyền thông tham gia. Mục tiêu của lễ kỷ niệm thành lập công ty không chỉ là 1 bữa tiệc ấm cúng mà còn đem lại nhiều ý nghĩa về mặt hình ảnh & vị thế thương hiệu cho doanh nghiệp.

 

2. Tại sao nên tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty?

 

Xác định rõ mục đích & ý nghĩa của việc tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty sẽ giúp doanh nghiệp rõ ràng hơn trong việc lập kế hoạch & dự trù ngân sách. Đây không chỉ là dịp để cùng nhau chúc mừng sinh nhật công ty mà còn là cơ hội vàng để khẳng định vị thế & thiết lập được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác & các nhà đầu tư.

 

Thông qua lễ kỷ niệm thành lập công ty, doanh nghiệp thể hiện lòng biết ơn gửi đến những nhân viên, những con người đã cống hiến & xây dựng công ty từ những ngày đầu. Bên cạnh đó là những lời tri ân đến khách hàng, đối tác luôn tin tưởng đồng hành cùng doanh nghiệp ngay cả những lúc khó khăn.

 

 

Khẳng định vị thế doanh nghiệp

 

Lễ kỷ niệm thành lập công ty luôn là 1 sự kiện hoành tráng & đòi hỏi mức đầu tư không nhỏ; có thể từ vài trăm triệu đến hàng tỷ đồng. Việc đầu tư ngân sách lớn cho sự kiện thể hiện tài chính vững mạnh của doanh nghiệp, từ đó xây dựng lên niềm tin, hình ảnh & vị thế đẹp của doanh nghiệp trong tâm trí đối tác & khách hàng.

 

Sự kiện được tổ chức hoành tráng cũng sẽ thu hút truyền thông & điều này sẽ góp phần giúp doanh nghiệp củng cố vị trí và thể hiện đẳng cấp so với các đối thủ trên thương trường. Đặc biệt, công ty được thành lập càng lâu đời thì càng chứng tỏ mức độ uy tín cao.

 

 

Thiết lập quan hệ với đối tác, khách hàng, nhà đầu tư

 

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là dịp để gặp gỡ & tri ân với đối tác, khách hàng & các nhà đầu tư. Khi cuộc nói chuyện không còn là vì công việc thì bạn sẽ dễ dàng thân thiết với các đối tác và khách hàng của mình hơn.

 

Các vấn đề về cuộc sống, dự định,…sẽ khiến cuộc nói chuyện trở nên gần gũi, dễ mở lòng hơn. Nhờ vậy mà đối tác, khách hàng và doanh nghiệp có thể hiểu nhau hơn, một khi thiện cảm tốt thì việc cung cấp các dịch vụ, sản phẩm sẽ thuận lợi hơn rất nhiều.

 

 

Tri ân, gắn kết & phát triển tinh thần đội ngũ nhân viên

 

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là cơ hội để doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn đến những đóng góp của cán bộ nhân viên, từ đó củng cố tinh thần đoàn kết và gắn kết nội bộ.

 

Đây cũng là cơ hội tuyệt vời để ban lãnh đạo cùng với đội ngũ nhân viên ở tất cả các phòng ban có thể gắn kết, trò chuyện và hiểu nhau hơn. Hạng mục tri ân & vinh danh đội ngũ nhân viên trong sự kiện chắc chắn không thể thiếu 2 đối tượng:

 

+ Cán bộ nhân viên trung thành: Những người có thâm niên lao động nhiều năm hoặc đồng hành từ ngày đầu thành lập.

+ Cán bộ nhân viên có thành tích xuất sắc: Những con người đã có thành tích nổi trội, đóng góp lớn vào thành công hiện tại của công ty.

 

Nhờ các sự kiện như thế này, đội ngũ nhân viên sẽ có thêm động lực, nhiệt huyết, tin tưởng và gắn bó với công ty hơn.

 

Chiến lược Marketing – Truyền thông hiệu quả

 

Lễ kỷ niệm thành lập công ty thực sự là một cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp thực hiện các chiến dịch truyền thông & quảng bá hình ảnh thương hiệu hiệu quả. Thông qua sự kiện, bộ phận marketing có thể khéo léo lồng ghép câu chuyện thương hiệu & truyền tải đến người tham dự cũng như các khách hàng tiềm năng.

 

Sau sự kiện, doanh nghiệp sẽ thu được rất nhiều hình ảnh & video để làm tư liệu truyền thông. Những bức ảnh đẹp sẽ giúp tăng độ phủ sóng của sự kiện trên các trang mạng xã hội.

 

Bên cạnh đó, khách tham dự sự kiện cũng sẽ chụp nhiều bức hình ấn tượng và đăng tải lên trang mạng xã hội của cá nhân, hội nhóm,… Điều này sẽ giúp góp phần tăng sự hiện diện của thương hiệu & từ đó giúp tên tuổi của doanh nghiệp tiếp cận được nhiều người hơn.

 

 

Nhìn lại hành trình phát triển của công ty

 

Con đường lịch sử lưu lại hành trình hình thành & phát triển của doanh nghiệp

 

3. Lập kế hoạch tổ chức ngày lễ kỷ niệm thành lập công ty

 

Xây dựng kế hoạch chi tiết & bài bản cho lễ kỷ niệm thành lập công ty sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, hiệu quả & đạt được các mục tiêu đã đề ra. Sử dụng công thức 5W1H để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào: WHY-WHO-WHERE-WHEN-WHAT-HOW.

 

Xác định mục tiêu và ngân sách

 

Xác định rõ mục tiêu và ngân sách cho phép để xây dựng kế hoạch phù hợp. Kinh phí tổ chức lễ kỷ niệm cần dựa trên quy mô chương trình. Bên cạnh đó cần phải có sự tính toán kỹ từng hạng mục dù lớn hay nhỏ để có sự phân chia chi phí hợp lý, tránh lãng phí và các phát sinh không cần thiết.

 

Dựa trên các mục đích & ý nghĩa sự kiện được 5P Event liệt kê ở trên, doanh nghiệp có thể đưa ra các mục tiêu phù hợp với định hướng & văn hóa của công ty.

 

 

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

 

Doanh nghiệp cần lựa chọn thời gian phù hợp và địa điểm tổ chức có sức chứa, tiện nghi đáp ứng nhu cầu của sự kiện.

 

+ Thời gian: Thường diễn ra vào chiều tối ngày cuối tuần để không làm ảnh hưởng đến thời gian làm việc của doanh nghiệp & các khách mời.

 

+ Địa điểm: cần có sức chứa phù hợp với số lượng người tham dự, thuận tiện cho việc di chuyển, đầy đủ tiện nghi, cơ sở vật chất & đặc biệt là cần phù hợp với ngân sách. Tùy vào mục tiêu & chủ đề của sự kiện, địa điểm cũng cần có điều kiện thuận lợi cho việc trang trí sân khấu, đãi tiệc và tổ chức các hoạt động khác.

 

Xác định đối tượng khách mời tham dự

 

Thông thường trong các lễ kỷ niệm thành lập, doanh nghiệp sẽ gửi lời mời đến các đối tác, đơn vị truyền thông, lãnh đạo nhà nước,…

 

Việc xác định đối tượng & số lượng cụ thể sẽ giúp thuận tiện cho việc đặt tiệc cũng như lên kế hoạch đón tiếp một cách chuyên nghiệp. Khi mọi thứ được thực hiện bài bản và trịnh trọng, sự kiện sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách mời & người tham dự.

 

Lập danh sách khách mời bao gồm cán bộ nhân viên, khách hàng, đối tác, v.v. Với các khách mời đặc biệt quan trọng, cần bố trí bàn VIP, lối đi riêng & có sự đón tiếp từ đích thân lãnh đạo doanh nghiệp.

 

 

Xây dựng kịch bản chương trình

 

Để sự kiện thành công, cần phải chuẩn bị và lựa chọn kịch bản phù hợp. Các loại kịch bản cần có trong sự kiện bao gồm: Kịch bản tổng thể (kỹ thuật), Kịch bản MC & Kịch bản điều phối.

 

Cấu trúc kịch bản cho lễ kỷ niệm thành lập công ty có 3 dạng phổ biến:

 

+ Cấu trúc Chương Hồi: thường chia thành 3 chương (hoặc 3 hồi):

 

Mô hình 1:

+ Chương 1: Hồi ức.

+ Chương 2: Phát triển.

+ Chương 3: Tương lai/ Cất cánh.

 

Mô hình 2:

+ Chương 1: Tổng quát.

+ Chương 2: Từng mảng màu sắc & văn hóa riêng của doanh nghiệp.

+ Chương 3: Mời gọi sức sống năng động.

 

Cấu trúc Lễ Hội:

+ Phần Lễ: bao gồm bài phát biểu, nghi thức vinh danh,…

+ Phần Hội: văn nghệ & dùng tiệc.

 

Cấu trúc hỗn hợp: Có thể xếp xen kẽ các tiết mục nghệ thuật với các nghi thức.

 

Ngoài ra, cần chuẩn bị các phương án dự phòng để back up, tránh những rủi ro không đáng có trong khâu tổ chức.

 

Kịch bản lễ kỷ niệm thành lập không thể thiếu phần phát biểu của lãnh đạo doanh nghiệp.

 

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ

 

Một lễ kỷ niệm thành lập công ty bài bản, chuyên nghiệp cần một nguồn lực nhân sự lớn, đảm nhận các vị trí khác nhau như trang trí sân khấu, phục vụ, lễ tân, đạo diễn, quay phim, MC, ca sĩ, nhóm múa,…

 

Nếu nhân viên công ty không thể đảm nhiệm hết các vai trò này, doanh nghiệp nên có kế hoạch lựa chọn các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện để đảm bảo về mặt chất lượng. Một vài tiêu chí để lựa chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp:

 

+ Ý tưởng độc đáo & sáng tạo.

+ Kế hoạch chỉn chu & chuyên nghiệp.

+ Có kinh nghiệm tổ chức các lễ kỷ niệm tương tự.

+ Giá cả cạnh tranh.

+ Thủ tục pháp lý đầy đủ.

 

Xây dựng chủ đề cho buổi lễ kỷ niệm

 

Để có một kỷ niệm thành lập công ty ấn tượng và đặc biệt, cần xây dựng một chủ đề xuyên suốt cho sự kiện. Căn cứ vào cột mốc kỷ niệm hoặc đặc điểm sản phẩm, ngành nghề của doanh nghiệp mà chọn chủ đề (concept) phù hợp nhất. Ví dụ có thể lấy một châm ngôn hoạt động của doanh nghiệp, một ý hay trong văn hóa công ty mà ai cũng dễ dàng hiểu được.

 

Việc xác định rõ ràng chủ đề cho sự kiện giúp quá trình triển khai thiết kế banner, backdrop, xây dựng các trò chơi, làm kịch bản, … đều dễ dàng và thống nhất.

 

Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu cho sự kiện

 

Sau khi xây dựng chủ đề cho sự kiện, việc lên ý tưởng thiết kế sẽ được phát triển chi tiết và thật chỉn chu.Thiết kế đẹp, có tính thẩm mỹ và thể hiện được những nét riêng của doanh nghiệp sẽ giúp tạo hiệu ứng hình ảnh đẹp, thu hút khách mời và giúp truyền thông mạnh mẽ.

 

Chuẩn bị quà tặng, phần thưởng tại lễ kỷ niệm

 

Dựa trên chủ đề & ngân sách của lễ kỷ niệm mà doanh nghiệp chuẩn bị quà tặng phù hợp cho các khách mời tham dự. Các món quà sẽ mang một ý nghĩa, thông điệp & thể hiện được dấu ấn của doanh nghiệp. Đa phần các công ty sẽ ưu tiên chọn quà tặng là sản phẩm của doanh nghiệp để tặng đối tác, khách hàng, nhân viên công ty.

 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo quà tặng là cúp lưu niệm hoặc các vật dụng in logo thương hiệu như cốc, mũ, bình giữ nhiệt… Các phần thưởng cho mini-game, bốc thăm trúng thưởng & quà door-gift có thể là hiện vật hoặc tiền mặt tùy theo ngân sách chương trình.

 

 

Tổng duyệt & Quản lý rủi ro

 

Để lễ kỷ niệm thành lập công ty diễn ra suôn sẻ, cần phải tổ chức tổng duyệt trước khi diễn ra sự kiện. Việc tổng duyệt sẽ giúp kiểm soát thời lượng chương trình và dự đoán cũng như khắc phục các sự cố (nếu có).

 

4. Checklist quan trọng trong quá trình tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

 

Lên kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục trong sự kiện, bao gồm chương trình, kịch bản, MC, âm thanh, ánh sáng, v.v.

 

Thiết bị sự kiện

 

Để tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công, khâu chuẩn bị là phần không thể thiếu & cần có danh sách các thiết bị sử dụng trong sự kiện. Các thiết bị sự kiện thông dụng có thể kể đến:

 

+ Sân khấu & backdrop.

+ Màn hình LED hoặc máy chiếu.

+ Bàn ghế & khăn phủ.

+ Thiết bị âm thanh & ánh sáng.

+ Bộ đàm.

+ Thiết bị quay phim & chụp hình.

+ Hệ thống livestream & kết nối mạng.

 

Nhân sự tổ chức

 

Có thể nói con người là tiền đề, nơi khởi nguồn sáng tạo, xử lý tình huống kịp thời, là bộ mặt công ty và quyết định phần lớn đến sự thành công của sự kiện.

 

Phân công bố trí nhân sự phù hợp, rõ ràng có thể giúp giám sát, hỗ trợ xuyên suốt quá trình sự kiện diễn ra. Dựa vào đặc thù công việc sẽ chia ra nhiều bộ phận khác nhau với từng vai trò khác nhau, cụ thể:

 

Bộ phận lễ tân đón tiếp

 

Chịu trách nhiệm đón khách, hướng dẫn và “check-in” trước khi sự kiện bắt đầu. Ở khâu này không đòi hỏi quá nhiều kỹ thuật chuyên môn nhưng yêu cầu về thái độ ứng xử cần nhiệt tình và chuyên nghiệp.

 

Bộ phận kỹ thuật

 

Chịu trách nhiệm lắp đặt & vận hành các thiết bị sự kiện. Đây là bộ phận đòi hỏi tính chuyên môn cao & sự cẩn thận chỉn chu.

 

Bộ phận an ninh sự kiện:

 

Lễ kỷ niệm thành lập công ty thường sẽ có sự xuất hiện ban lãnh đạo công ty, đối tác, người có sức ảnh hưởng trong lĩnh vực kinh doanh, ca sĩ khách mời, người nổi tiếng,…

 

Vì vậy, tùy theo tầm quan trọng của các yếu nhân, sự kiện sẽ cần có bộ phận an ninh để đảm bảo an toàn cho khách VIP & tránh các rủi ro gây mất an toàn xảy ra.

 

Bộ phận vận hành sự kiện

 

Đây là bộ phận quan trọng nhất trong sự kiện, chịu trách nhiệm điều phối sự kiện & giải quyết các vấn đề phát sinh. Vai trò của bộ phận vận hành là điều hành sự kiện & đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

 

5. Kịch bản lễ kỷ niệm thành lập công ty

 

Để sự kiện lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty được diễn ra thành công tốt đẹp thì không thể thiếu được kịch bản tổng thể chương trình. Hãy tham khảo kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty ngắn gọn của 5P Event dưới đây:

 

17h00 - 18h00: Đón tiếp khách mời.

18h00 - 18h05: Tiết mục mở màn.

18h05 - 18h20: Khai mạc chương trình & Giới thiệu đại biểu.

18h20 - 18h25: TVC về hành trình phát triển của doanh nghiệp.

18h25 - 18h35: Bài phát biểu của đại diện ban lãnh đạo công ty.

18h35 - 18h50: Vinh danh CBNV có thâm niên lao động & có thành tích xuất sắc.

18h50 - 19h00: Trao tặng kỷ niệm chương & gửi lời tri ân đến các khách hàng & đối tác VIP.

19h00 - 19h05: Thực hiện nghi thức kỷ niệm. (Cắt bánh sinh nhật - Chạm tay màn LED - Rót rượu vào băng đăng.

19h05 - 19h30: Nâng ly khai tiệc & dùng tiệc.

19h30 - 20h00: Tổ chức chương trình văn nghệ, giao lưu và các trò chơi có thưởng.

20h00 - 20h30: Bốc thăm trúng thưởng.

20h30 - 21h00: Bế mạc chương trình, trao quà tri ân và cảm ơn khách mời.

 

Lưu ý: Kịch bản cần được xây dựng chi tiết và linh hoạt để có thể điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế.

 

 

Vừa rồi là bài viết về “Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty: Kế hoạch, Kịch bản”. Mong rằng những thông tin bổ ích trên sẽ giúp các bạn có được cái nhìn tổng quan về Lễ kỷ niệm thành lập công ty, từ đó có thể tự xây dựng kịch bản & lập kế hoạch cho sự kiện.