Tổ chức team building là sự kiện diễn ra hàng năm của các doanh nghiệp. Chương trình này “không chỉ để mang lại tiếng cười” cho đội ngũ nhân sự công ty với mức chi phí tổ chức lên tới hàng trăm triệu, Teambuilding giúp doanh nghiệp “giải quyết vấn đề” của đội ngũ nhân sự, nếu không phát huy được vai trò này, team building chỉ là một chương trình vô bổ, gây ra sự nhàm chán cho người tham gia.
Bất cứ một sản phẩm hay dịch vụ nào trên thị trường đều được tạo ra để giúp người dùng giải quyết được vấn đề của họ.
Khi đói chúng ta sẽ cần ăn cơm, ăn bánh… khi muốn di chuyển tới một địa điểm nào đó nhanh hơn sẽ có máy bay, tàu cao tốc…và khi đội ngũ nhân sự của bạn gặp các vấn đề như không có sự đoàn kết, mất động lực làm việc, không tự tin vào bản thân… thì sẽ có team building.
Để tránh tình trạng nhân sự phàn nàn bởi một chương trình “team building nhàm chán” bạn sẽ phải xác định được vấn đề chung và cốt lõi của đội ngũ nhân sự, từ vấn đề đó bạn sẽ tìm ra một câu thông điệp phù hợp.
Nếu nhân sự công ty bạn cảm thấy đói hãy cho họ ăn, nếu họ cảm thấy khát nước hãy cho họ uống, đừng đưa cho họ một chiếc bánh khi họ đã ăn no, cho dù chiếc bánh đó bạn phải mất hàng tháng trời để làm nhưng đối với họ nó “không có giá trị”.
Thông điệp của chương trình team building chính là món ăn tinh thần cho đội ngũ nhân sự công ty bạn, thông điệp sẽ được truyền tải qua concept, slogan, các trò chơi teambuilding, đồng phục team building…
Ví dụ: Nhân sự mới và nhân sự cũ trong công ty bạn chưa có sự gắn kết hay ban quản lý và đội ngũ nhân viên cấp dưới đang có nhiều khoảng cách. Khi đó một câu thông điệp như “We Grow Together – Cùng nhau phát triển” được thể hiện xuyên suốt trong toàn bộ chương trình sẽ tác động đến đội ngũ nhân sự tham gia chương trình. Từ đó giúp những người tham gia thay đổi được quan điểm, quan điểm thay đổi sẽ dẫn tới thay đổi hành vi và phong cách làm việc của họ.
Với kinh nghiệm trong lĩnh vực du lịch và tổ chức sự kiện, 5P EVENT sẽ chia sẻ tới bạn các bước để tổ chức một chương trình team building có ý nghĩa:
Để giải quyết được vấn đề của nhân sự, bạn cần phải tìm ra và xác định được đúng vấn đề của họ. Đây là việc làm đầu tiên giúp đặt nền móng cho toàn bộ chương trình, nó quyết định đến 50% sự thành công của chương trình.
Bạn có thể làm một bảng khảo sát và gửi đến đội ngũ nhân sự của công ty mình. Từ kết quả của cuộc khảo sát, bạn sẽ phân tích và chọn ra đâu là vấn đề chính đang tồn đọng, từ đó lựa chọn những thông điệp cho phù hợp.
Ưu điểm của việc làm bảng khảo sát nhân sự là giúp bạn khai thác được chi tiết và tổng quát mọi vấn đề, tuy nhiên nhược điểm của cách này là kết quả thu được hoàn toàn dựa trên ý kiến chủ quan, đôi khi người làm khảo sát sẽ cảm thấy e dè và không trung thực với những câu trả lời của mình.
Để khắc phục nhược điểm trên, bạn cần dành thời gian ít nhất 2 tuần làm việc để quan sát quá trình làm việc của nhân sự công ty, từ đó bạn sẽ có được một cái nhìn khách quan nhất.
Chi phí tổ chức là một yếu tố quan trọng thứ 2 quyết định đến sự thành công khi tổ chức team building. Bạn có một ý tưởng hay thôi chưa đủ, ý tưởng đó phải là một ý tưởng “khả thi” hay chính là ý tưởng có thể thực hiện được trong phạm vi nguồn lực của công ty.
Nếu công ty đã có kinh nghiệm tổ chức các chương trình team building từ những lần trước thì đó chính là cơ sở để bạn dự trù mức chi phí cho chương trình lần này, bạn nên xin một mức chi phí dự trù với một khoảng giá, việc này sẽ giúp bạn lên được các ý tưởng chương trình phù hợp hơn.
Ngược lại nếu công ty bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức các chương trình team building hay bạn mới bước chân vào nghề HR bạn nên tham khảo ý kiến về mức chi phí cho một chương trình team building từ các HR có kinh nghiệm đi trước trên các hội nhóm facebook.
Với những chương trình team building có quy mô nhỏ và đơn giản thì bạn sẽ không cần tới đơn vị chuyên về dịch vụ hỗ trợ, nhưng với những chương trình có quy mô lớn và chất lượng chắc chắn bạn sẽ cần dịch vụ từ bên ngoài.
Đi tìm kiếm một đơn vị tổ chức team building giống như việc bạn đi mua một đôi giày, bạn phải biết cỡ giày của mình là bao nhiêu, bạn thích đôi giày kiểu dáng như nào, có màu gì…thì khi đó bạn mới mua được một đôi giày phù hợp. Bạn phải biết doanh nghiệp bạn “cần giải quyết vấn đề gì?” thì khi đó bạn mới nhận được giải pháp phù hợp.
Hãy đưa ra nhu cầu, hay chính là vấn đề mà doanh nghiệp bạn đang gặp phải cho bên phía đơn vị tổ chức, số lượng người tham gia, mức chi phí dự trù…thông tin của bạn càng chi tiết bạn sẽ càng nhận được một chương trình phù hợp, đừng đưa ra một yêu cầu chung chung như: cần chương trình trình cho 50 người, thời gian, địa điểm, để nhận báo giá và kịch bản chương trình.
Bạn nên gửi yêu cầu dịch vụ tới ít nhất 3 đơn vị tổ chức team building, sau đó chọn ra 2 chương trình phù hợp nhất, và cuối cùng sử dụng đến bộ lọc “giá thấp hơn” để chọn ra một đơn vị cuối cùng (tối ưu nguồn lực).
Khi đã có đơn vị tổ chức team building bạn sẽ không đóng vai trò là người kiểm soát chính, tuy nhiên để đảm cho chương trình được diễn ra theo đúng như kế hoạch bạn cũng cần phải dành thời gian để quan sát và kiểm soát chương trình.
Ngược lại, bạn cũng không nên can thiệp quá sâu khi các nhân sự của công ty tổ chức team building đang triển khai chương trình, việc làm này đôi khi sẽ gây cản trở cho họ. Bạn nên quan tâm đến vấn đề thời gian các hoạt động của chương trình diễn ra theo kế hoạch, không bị thiếu hạng mục và đảm bảo sự an toàn cho nhân sự công ty.
Khi truyền tải “thông điệp” về phía đội ngũ nhân sự, thì bạn nên tiếp nhận lại những phản hồi từ phía nhân sự. Bạn có thể làm 1 bảng khảo sát thứ 2 để thu thập ý kiến về chất lượng chương trình đã tổ chức (hài lòng ở điểm nào? chưa hài lòng ở điểm nào?), từ đó bạn rút ra những kinh nghiệm tổ chức những chương trình lần sau.
Thêm nữa, bạn cũng nên quan sát sự thay đổi trong quá trình làm việc những ngày sau đó, bởi mục đích cuối cùng của chương trình team building hướng tới chính là nhân sự công ty bạn cải thiện về hành vi và thái độ làm việc.
Đây là bước làm mà rất nhiều Hr bỏ qua, bởi trách nhiệm tổ chức một chương trình team building đã kết thúc. Nhưng bạn đừng quên mất mục đích là bạn tổ chức chương trình team building là để giải quyết vấn đề, chứ không phải tổ chức một chương trình team building ra để làm tròn trách nhiệm.
Khi ra đường bạn sẽ phải biết chính vị trí nơi mà bạn muốn tới, do đó khi tổ chức team building bạn phải xác định được đúng vấn đề của nhân sự bạn, đừng để bị mất cả ngày đi lòng vòng và lạc đường. Để làm được điều này, bạn sẽ phải tiến hành làm các cuộc khảo sát cũng như nên xin ý kiến nhận định từ ít nhất 2 người, tránh tình trạng ngồi một chỗ và đưa ra suy nghĩ cá nhân.
Bạn là người phụ trách tổ chức chương trình cho những thành viên trong công ty tham gia. Do đó hãy hỏi hương vị của chiếc bánh mà mọi người muốn ăn, đừng mang hương vị của một mình bạn để quyết định cho mọi người.
Đừng tổ chức một chương trình dựa trên ý kiến cá nhân, bởi đôi khi ở “góc nhìn” của bạn thì đó là điều tốt nhưng người khác thì lại không cho là vậy, mỗi người đều có một góc nhìn khác nhau, thay vì áp đặt góc nhìn lên người khác, hãy gom tất cả góc nhìn của mọi người lại để có được một “cái nhìn toàn diện”.
Điều này cũng giúp bạn tránh được rất nhiều lời phàn nàn sau chương trình. Mọi người thường nghĩ việc làm của người khác sai, do đó hãy để mọi người cùng làm, khi đó sẽ không còn ai đứng ngoài cuộc để chỉ trích.
Hãy mua một chiếc giày giá cao nhưng bạn có thể đi được, đừng mua một chiếc giày giá rẻ để bạn không dùng tới, hay cố gắng dùng và chịu cảm giác vừa đau vừa nhức.
Trên đây là những chia sẻ của 5P EVENT giúp cho bạn tổ chức được một chương trình team building thành công và ý nghĩa. Hãy xác định đúng vấn đề từ đó tìm cho mình một giải pháp phù hợp và tối ưu nhất.
Bên cạnh đó nếu bạn đang tìm kiếm một công ty tổ chức team building để nhận tư vấn và hỗ trợ cho chương trình của công ty mình, thì đừng ngần liên hệ ngay với 5P EVENT nhé. Với kinh nghiệm trong lĩnh vực du lịch và tổ chức sự kiện, 5P EVENT tự tin sẽ mang đến những trải nghiệm dịch vụ phù hợp nhất với khách hàng.
Hãy kết nối để có thông tin khuyến mãi
